在使用上，倘若proforma invoice 具備報價單的內容而構成法律上的要約(offer)，則可以用來替代報價單，甚至可以作銷售確認書(sales confirmation)。

形式發票還可以用于其他需要結算的場合。

（1）用于預付貨款，即在裝貨前要求現金支付。

（2）在寄售方式中，出口的貨物沒有確定的銷售合約，而是放在代理商手中，對代理商來說，形式發票可以作為向潛在的買方報價的指南。

（3）如果是投標，形式發票可以使買方在許多相互競爭的供貨商中按合理的價格和銷售條件簽訂銷售合同。

在具體操作中，一份完整的形式發票必須包括支付方式（T/T,L/C,T/T加L/C，托收付款等，其中還要寫明定金和剩余款項的金額），目的港，貨物的相關信息。