公司的采購是一項重要的事務處理活動，其處理流程一般如下，如圖所示。Image:信息采購物流的流程.jpg

⑴ 計劃部門與生產部門通過內部的信息系統將年或月份需求信息及時發布到數據庫中，供應部門根據最新需求信息制訂采購計劃。

⑵ 采購方發布求購信息，要求供貨方提供貨源信息、進行報價等。

⑶ 供貨方的到相關的求購信息后，對采購方做出回應，如報價等。

⑷ 根據采購系統內部供應商管理模塊和需求計劃，對供應商提供的各種資料信息進行比較選擇，擇優選定一家或數家供應商，或者根據實際需要尋找新供應商，這就需要有一定的審核，確保新供應商的信用度。

⑸ 采購雙方簽訂電子貿易合同。

⑹ 對需立即采購的或已達到批量采購標準的采購申請，依據業務規則生成訂單。

⑺ 采購方向供貨方發放商品訂購單，說明初步確定購買的商品信息。

⑻ 供貨方對采購方提出的訂單信息進行回應，說明有無此商品及商品的規格型號、數量、品質狀況。

⑼ 采購方根據供貨方的回答情況決定是否對訂單做出更改，說明最終確定的采購信息。

⑽ 下達訂單及掌握進貨過程。將訂單通過INTERNET發給供應商的訂單管理系統，供應商發貨后供應部門要及時跟蹤供貨過程。

⑾ 采購方向供貨方提出運輸工具、交貨時間、交貨地點等要求。

⑿ 供貨方向采購方發出發貨通知，將運輸方式、發貨地點等信息通知采購方。

⒀ 采購方將收貨信息通報給供貨方，貨到后供應部門即時通知品質部門驗收，合格后倉儲部門入庫。

⒁ 訂購的產品入庫或服務完成后系統自動生成憑證并向系統提交，供應部門向財務部門提交有關單據。

⒂ 依據規則，系統在發出訂單時或產品驗收合格入庫后，系統會自動地給供應商付款，或者供應部門依據有關收貨單據人工通知財務部門對供應商付款。

⒃ 供貨方向采購方發送電子發票，采購方收到商品，供貨方收到貨款并出具電子發票。

⒄ 如果在交易過程中，任何一方違約，受損的一方將向違約方索賠。

在信息采購的所有環節中，目前被采購人員使用得最多的是以下兩項功能：

① 發布求購信息，既可在許多專業商業網站上發布求購信息，也可在自己的企業網站上發布求購信息；

② 等待供應商聯絡，有很多推銷人員通過因特網尋找買主，發現合適的買主后便會留下自己的聯絡方式，有的還會報價及說明可供貨的數量和時間。