商務英語寫作目前在生活中有越來越廣泛的應用，每個人都有必要了解商務英語的一些寫作知識和規范。但目前很多英語學習者并沒有系統接觸過商務英語寫作的教材或者資料，對商務英語可能比較陌生。今天在這里推薦一本教程：《商務英語寫作實例精解》。




《商務英語寫作實例精解》的作者雪莉泰勒（Shirley Taylor）是資深的現代商務英語寫作專家，擁有幾十年的教學和培訓經驗。目前市面上關于商務英語寫作的書不少，但寫得好的卻不多。大部分書給人的感覺都過于模式化——無外乎列出一堆句型和模板，然后再給出一些不痛不癢的建議。但《商務英語寫作實例精解》并不局限于介紹句型和模板這些細枝末節，而是更進一步從讀者的角度出發來介紹一篇好的商務寫作應該具有的基本原則。













在20世紀中葉，商務往來與今天相比要更為冷淡和正式，這導致當時的文書寫作也很正式。人們經常使用一些一本正經的繁文縟詞，例如：




(1) Kindly furnish us with this information soon.




(2) Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and perusal.




(3) The above-mentioned goods will be dispatched to you today.




與幾十年前相比，今天的商務活動已經不再那么正式和刻板，但很多人的商務寫作仍然在沿用半個世紀前那種古板的風格。為此，作者在書中花了大量的篇幅來教導讀者如何寫好現代商務英語：忘掉教科書上那些正確而無用的套話，從讀者的角度出發以輕松、自然和友好的語言來完成溝通。作者在書中重點闡述了下面這幾條商務英語寫作原則：




1.用現代商務語言去替代過時或陳舊的表達




商務郵件的目的在于傳達信息或者說服對方，而不是參加作文競賽評選，一定要讓對方贊嘆你的寫作水平不可。為了達到溝通的目的，商務寫作做到簡潔自然，不說空話套話，用現代商務語言去替換過時或陳舊的表達。




舉個例子，對于上面提到的三個例子：




(1) Kindly furnish us with this information soon.




(2) Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and perusal.




(3) The above-mentioned goods will be dispatched to you today.




我們可以將其替換為更為自然的說法：




(1) Please let us have this information soon.




(2) I’m pleased to enclose our new catalogue, and I hope you find it interesting.




(3) These goods will be sent to you today.




2.使用自然、口語化的方式寫作




商務郵件雖然是書面體，但它與一般的書面體（比如學術論文）不同。現代商務郵件寫作提倡語言自然、流暢，就像面對面的口語交談一樣。我們可以在寫作中融入一些自己的想法、個性和情感，讓讀者感覺到作者是一個活生生的人，而不是一臺毫無感情的公文機器。




我們在日常商務郵件中可能經常會見到類似下面的句子：




(1) Appreciate if you could help to process this claim at your earliest.




(2) Kindly advise which course of action you would like to take and we will proceed accordingly.




(3) Could I please request your kind assistance in filling out the below survey for us.




這樣的句子過于正式，讀起來也很費解。這實際上會給讀者造成距離感，影響商務溝通的效果，它們可以改為更加自然的說法：




(1) Please process this claim soon.




(2) Please let us know what you would like to do.




(3) I hope you will take a few minutes to complete this survey for us.




值得注意的一點是，雖然商務郵件寫作提倡口語化的寫作方式，但這并不意味著我們可以使用俚語和非正式的口頭語。因為這些俚語和口頭語只用于非正式的社交場合，不適合出現在商業場景中，例如：Keep your shirt on. 這樣的非正式說法要改為 Please be patient.




同時我們也要避免在商務郵件中出現非正式的縮寫（例如把you縮寫成u，把are縮寫成r，把because縮寫成cuz），因為這樣會給人造成懶惰或者不夠嚴謹認真的印象。




3.使用主動語態




一般情況下，在商務郵件中使用被動語態會顯得語氣生硬、官腔官調，使用主動語態則會更加有趣有力。試比較下面這幾個例子：




(1) The new system was developed by our staff.

(2) Our staff developed the new system.




(3) These notes should be read carefully before completing the form.

(4) Please read these notes carefully before completing the form.




看得出來使用主動語態重點會更加突出，同時句子也會更為簡潔。




當然，并不是所有的情形下都必須要使用主動語態。當動作發出的主語不明確或者不重要的情況下要使用被動語態。舉個例子，某個島上噪音很大，而我們要強調“噪音”本身，而不是“聽到噪音的人”，這時候應該說：




The noise was heard all over the island.




而不是使用主動語態：




People all over the island heard the noise.




同時，由于在被動語態中看不出動作發出者是誰，有時候在商業中為了逃避責任或者含糊其辭，我們也會使用被動語態。例如：




An unfortunate mistake was made.




在這句話里面，錯誤是誰犯的并沒有明說，但如果寫成：




Our company made an unfortunate mistake.




這意味著責任都要由“我們公司”承擔。




4.多使用動詞而不是名詞




動詞名詞化（例如將avoid寫成the avoidance of）會拉長句子，而且會使寫出來的句子不夠生動，缺少人情味。我們在寫作時要盡量使用動詞而不是名詞。類似下面的句子：




(1) His carelessness in driving caused a serious accident.

(2) We ensured the motivation of staff with the introduction of Learn at Lunch sessions.




要改為：




(1) His careless driving caused a serious accident.

(2) We motivated staff by introducing Learn at Lunch sessions.




5.多使用短句




研究表明，句子的長度與人們的理解程度有直接聯系。當句子的長度在15至20個單詞時，首次閱讀就能理解的人所占的比例為75%，當句子單詞長度在27個以上時，這一比例馬上降到4%。由于商務郵件講究溝通的效率和準確性，因此應該盡量使用短句。例如對于下面的長句：




Unfortunately, if we invest in new machinery, and the market falls again, as it has been predicted, we may possibly find ourselves with too much production capacity, and this may, therefore, result in even more serious problems.




我們可以將它拆分為幾個短句，這樣更加便于理解：




We must give serious consideration to the issue of investing in new machinery. If the market falls again, as has been predicted, we could find ourselves with increased production capacity. This may then result in even more difficulties.




除了上面提到的這些原則之外，書中還對很多商務寫作的細節進行了很詳細的說明，包括郵件的組織邏輯、外觀與格式、郵件的主題、開頭與結尾等。同時，針對不同文書與商務信函的特點，書中還給出了大量相應的范本。如果你一開始不清楚如何寫一封正確、得體的郵件，這些范本會是非常好的模仿案例。推薦對商務英語寫作感興趣或有需求的同學閱讀。




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