國際空運公司會有專門的工作人員負責訂艙，早些年以紙質書面的方式為主，隨著網絡信息化的發展，現在的空運訂艙人員大多采用網上訂艙的方式，空運訂艙需要提供被空運貨物的詳細信息，包括體積，毛重，貨物數量以及外包裝的類型（主要包括：紙箱、鐵箱、卡板和木箱）。

除了上述信息外，還要寫清貨物名稱（包括中文和英文），如果空運的是大件貨物，必須注明長寬高（單位：厘米），然后確定航空公司的班旗和艙位，如果貨主有特殊要求，需要空運訂艙人員和航空公司協商，最終由航空公司確定是否可以滿足貨主的特殊要求。

貨主在收到空運運單和空運訂艙單后，一定要仔細核對，貨物入倉庫前需核對好訂艙單(AIR BOOKING)-資料。操作員必須先跟客戶核對好發貨人、收貨人，以及航空公司、英文貨名多方面資料。

操作員根據航班情況與貨物備妥情況安排貨物入倉時間，并做好報關資料銜接事宜。叮囑客戶要保證貨物外包裝與之前登記的一致，并保持外包裝的完好，避免航空公司拒載，報關資料有無準備齊全和有無隨機文件。報關資料和隨機文件要隨貨送到機場或比貨先快遞到機場報關部。

入倉手續的辦理接貨前準備事項。

　貨入倉機場貨站機時，入倉人員要做好入倉用的“托運書”、安全證明書、空運標簽，貨物到倉后，檢查貨物完好后即可在貨物的外包裝上貼標簽，量尺寸，過磅。并記錄下來保存好。

空運提單制作。

　　根據貨物入監管倉后提供的機場過磅單，作為航空公司代理人按照過磅單上的重量尺寸制作空運正本運單。正本運單其中一聯作為報關單證之一隨同其它報關資料一起遞交給海關申報。-

報關交單，報關部審查、整理客人提供的一套完整的報關單證后，經過打單，發送，海關審單中心，審核通過后，就遞交正本的一套書面的報關資料給海關申報等環節，若單證無問題，一般兩個小時就可放行，如單證有問題需緊急聯系客戶配合提供相關的資料文件。否則貨物轉運將會延誤。

　海關放行后，運單與相關的單證（隨機文件等）交到配載處指定的柜臺。俗稱“交單”。-

結算跟蹤-

　　交財務部結算，通知開DEBIT NOTE或發票。

通知客服部跟蹤航班情況，如用到海外代理需做資料給海外代理幫跟進。

跟蹤運費回收情況。

跟進報關核銷退稅情況。

特別注意：客人提供的裝箱單，發票資料要齊全、準確，核銷單數據要發送到出口海關；買單報關時遞交資料要及時。對于進口貨物，要說明貨物的用途，組成材料，中文貨名等詳細資料。