為什么需要貨代單證

貨運代理單據(jù)的用途如下：

? ·標識要裝運的貨物：貨運單據(jù)通常會詳細說明你的貨物，這些文件詳細說明了裝運編號、尺寸和內部內容，通過這種方式，海關可以很容易地識別你運輸?shù)呢浳?，從而使檢查和清關變得容易。

? 作為貨物所有權的證明：貨代文件顯示有權從海關接收產(chǎn)品的個人或商業(yè)實體，這些文件允許產(chǎn)品所有權的變更，允許產(chǎn)品的進口商/出口商將特權轉讓給其他人。

? 允許你做相應的準備：這些文件使您了解貨物的詳細信息，如托運編號、承運人名稱和預計到達日期，通過這種方式，您可以輕松地準備交付，如搬運、運輸、儲存等。

? ·索賠的書面證據(jù)：如果沒有必要的貨運代理單據(jù)，索賠和獲得保險賠償是很困難的。

? 確認交付的貨物完好無損：你的貨代文件幫助你確認你所訂購的貨物是否正確。

? 代表運輸合同：貨運代理單據(jù)包含與貨物有關的條件，此外，該文件包含有關貨物的重要細節(jié)，如價值、重量、目的地和運輸操作將遵循的條件。

貨運代理單證主要內容

貨運代理文件在確保貨物從海關轉移到貨主方面起著至關重要的作用，貨運代理文件詳盡準確時，速度會快很多，麻煩少很多。

? 發(fā)貨日期：貨運代理文件中最關鍵的日期之一是登船登機日期，這些日期對于銷售協(xié)議和付款日期都很重要。

? 商品說明：如果沒有描述產(chǎn)品的必要文件，你不能發(fā)貨，商品的描述應具體準確，它應該與發(fā)票、裝箱單和原產(chǎn)地證書相匹配。

? 貨物的體積和重量：貨物的重量和體積應準確無誤，以避免清關時出現(xiàn)麻煩，實際上，貨物數(shù)量和重量應與貨物到達時相同，但是，它可能與裝運單據(jù)上的內容不一致。

? 付款條件：你的貨運單據(jù)應該注明運費支付條款，譬如是在裝運目的地支付還是在裝運前提前支付。

? 相應的簽名：承運人或代理人必須在貨運代理單據(jù)上簽字，他們應該在整個運輸過程中對貨物負責。

? 被通知人：運送過程需要時間，貨物到達后，該文件應提供收件人的聯(lián)系方式，被通知人可以是集裝箱的所有人，也可以是指定的第三方。

中國貨代主要單證類型

以下是從中國貨代常見的幾種單證。

1） 提單 (Bills of Lading)：

提貨是將貨物或產(chǎn)品裝載到船只上的過程，提單文件確保承運人獲得付款并完好無損地交付貨物。




有三種類型，內陸提單、空運提單和海運提單。

? 內陸提單：內陸提單是執(zhí)行承運人和托運人之間陸路運輸貨物協(xié)議的重要文件。在大多數(shù)情況下，內陸提單是為國際貨物運輸簽發(fā)的第一份單據(jù)。內陸提單規(guī)定了貨物的價值、貨物的原產(chǎn)地、目的地、貨物描述和裝運條款。

? 海運提單：海運提單是國際海運貨物的提單，提單是托運人和承運人之間簽署的一項義務，它提供了貨物類型、數(shù)量和目的地的詳細信息。此外，海運提單還顯示了產(chǎn)品使用的包裝類型。當貨物在港口交付裝運時，本提單即具有約束力。貨物交付后，接收人簽署并保留文件。

海運提單可以有兩種類型，第一種提單被稱為直接提單，用 于收貨人和其他任何人直接接收貨物的情況。另一種是第三方可以代表收貨人接收進口貨物。

? 空運提單：如果你想更快地收到貨物，你可以選擇空運。這一過程可能成本高昂，但快很多，如果你要空運貨物，你必須獲得空運提單，航空公司只簽發(fā)空運提單。

空運提單的用途：1，作為收到完好貨物的證據(jù)；2，向進口商提出的運輸貨物保險索賠；3，顯示要支付的運費賬單和付款條件；4，這是清關時使用的關鍵文件之一。

2） 原產(chǎn)地證書（Certificate of Origin, C/O）

C/O是用來證明進口貨物完全在特定國家生產(chǎn)和制造的文件，本文件向海關證明貨物來自某一國家，并符合規(guī)定要求。

以下情況會用到產(chǎn)地證：；

? 客戶或進口商需要時

? 在運輸過程中海關需要

? 滿足一個某個國家規(guī)定

原產(chǎn)地證書文件必須包括以下信息；

? 交通工具和路線；該證書規(guī)定了目的港和裝運港。此外，還應詳細說明裝運條款。

? HS代碼；這一部分應該是關于海關申報的。HS代碼顯示貨物所屬的類別和應支付的適用關稅。

? 出口商；出口商是這批貨物的受益人。這里寫著出口商的地址，包括城市和國家。

? 包裝的數(shù)量、和類型；原產(chǎn)地證書顯示了運輸中的包裹數(shù)量。

? 證書號

? 發(fā)票日期和編號

C/O適用于所有符合中國原產(chǎn)地規(guī)定的產(chǎn)品。

假設你計劃從中國出口，您應該在貨物離開中國前至少五天申請原產(chǎn)地證書。證書在申請后1-2天后頒發(fā)。

3） 商業(yè)發(fā)票 Commercial Invoice







商業(yè)發(fā)票是一種法律文件，說明在途貨物的價值以及客戶欠供應商的金額。此外，商業(yè)發(fā)票提供了買賣雙方商定的貿(mào)易條件。需要盡可能準確地填寫商業(yè)發(fā)票，以避免延誤清關過程。

商業(yè)發(fā)票包含以下信息：；

? 賣方信息和稅務識別號

? 買方信息和識別號

? HS代碼

? 貨物說明

? 付款貨幣

? 付款指示

? 提單號碼

? 出口日期

? 最終的目的地

? 根據(jù)2010年國際貿(mào)易術語解釋通則的交貨條款

4） 制造證書 Certificate of Manufacturer

制造證書是一種聲明，在該聲明中，商品生產(chǎn)者向買方傳達商品已準備好訂購。它還證明生產(chǎn)的產(chǎn)品質量合格，符合規(guī)定的標準。

本文件需要有制造商信頭，并包含以下信息；

? 制造商獲得產(chǎn)品的日期

? 產(chǎn)品名稱

? 批號

? 質量控制檢查員的姓名和簽名

? 貨物的數(shù)量和質量

? 退稅貨物受益人的名稱

? 對產(chǎn)品征收的適用稅額

? 廢物的數(shù)量和價值

? 產(chǎn)出數(shù)量

? 簽署日期

5） 裝箱單 Packing List

裝箱單是一份重要的貨運代理文件，可以提供貨物的詳細信息。描述裝箱單的其他名稱包括：送貨單、拆包單和客戶收據(jù)。裝箱單為出口商、收貨人和貨運代理提供有關貨物的基本細節(jié)。該清單包括與產(chǎn)品和包裝箱數(shù)量有關的信息。

裝箱單對于國際運輸至關重要，因為：

? 它是買方確認收到貨物時的指南

? 它們被用來向國際航空公司預訂艙位

? 該清單提供了提交原產(chǎn)地證書所需的必要細節(jié)

? 它提供了你進口貨物的準確數(shù)量

? 該文件作為內陸提單的證明。

? 包裝由賣方準備，并在現(xiàn)場發(fā)送給進口商，以驗證貨物。

裝箱單必須包括以下信息：

? 每個包裹的數(shù)量。

? 商業(yè)發(fā)票號碼。

? 每個包裹的描述。

? 目的地地址。

? 收貨人聯(lián)系地址。

? 托運人聯(lián)系方式。

6） 檢驗證書







如果你要運送高價值的產(chǎn)品，你需要出示一份檢驗證書，證明您的產(chǎn)品質量良好，符合您的訂單要求。對貨物是否符合銷售合同規(guī)定的規(guī)格進行徹底檢查之后。獨立的檢驗公司通常會頒發(fā)證書。

您可以將檢驗證書分為官方檢驗證書或商業(yè)檢驗證書。

假設你不信任供應商的生產(chǎn)質量；你可以選擇讓一家受信任的公司代表你檢查，你選擇的檢驗公司應該是你和賣方都信任的，進行評估后，公司應向您提供詳細的檢查報告。

買賣雙方從檢驗證書中獲得的一些好處；

? 它消除了人們對產(chǎn)品質量的疑慮。

? 該證書通過第三方提供證據(jù)。如果在檢驗公司的積極推薦下，你看到了低質量的產(chǎn)品，你可以隨時要求賠償。

? 作為信用證交易的書面證據(jù)

請注意，檢驗證書的有效期僅為5年。在這段時間之后，你必須申請一個新的。

7） 貨物保險證書

貨物保險證書是表明被保險貨物類型的文件，它還顯示了特定運輸貨物的保險金額。

航運過程面臨著許多風險，這些風險會導致交貨延誤、貨物損失等，因此，買保險是明智的，保險范圍向收貨人保證，如果你遭受損失或損害，你可以提出索賠并獲得賠償。航運保險是不貴的，費用從50美元到100美元不等。您選擇的保險公司或經(jīng)紀人將向您提供此證書。

保險憑證應當包含以下內容：

? 裝運信息

? 保單號碼

? 投保人的詳細信息

? 運輸信息

? 覆蓋范圍限制

? 賠償?shù)那闆r

? 發(fā)生損失時應遵循的程序

? 承運人或第三方的賠償責任

? 結算代理的聯(lián)系信息

? 保險費金額

? 有效期

還要注意的是，每一份保險證書都涵蓋特定時間特定類型的產(chǎn)品。也就是說，您不能在不同的時間對不同的產(chǎn)品使用相同的證書。

如果您需要反復使用相同的保險，您的保險經(jīng)紀人或提供商可以安排一份綜合保險證書。

記住，一旦貨物離開制造商的倉庫，它們就容易受到不同類型的風險。所以，請在發(fā)貨后立即申請。

8） 進口許可證 Import Licence

企業(yè)合法經(jīng)營，必須從政府獲得必要的許可證。進口許可證是由特定政府簽發(fā)的文件，允許您進口不同的貨物。這些許可證的主要目的是規(guī)范特定貨物的進出口。當然，它有助于保護國內產(chǎn)業(yè)。政府也通過向貿(mào)易商提供許可證來實施配額，允許他們交易特定數(shù)量的產(chǎn)品。

以下清單提供了從中國發(fā)貨時應遵循的指南；

? 檢查海關邊境保護局對需要許可證的物品的要求。

? 向貨物的入境港核實。了解有關進出口流程的任何信息。

? 請注意，無論您是否有資格獲得許可證，您都必須填寫海關報關單。收到貨物后，您有15天時間填寫表格。

并非所有您進口出口的產(chǎn)品都需要許可證，最好的辦法是向海關核實哪些貨物需要進口許可證。

9） 托運人指示書 Shippers Letter of Instruction

托運人指示書（SLI）是一種指導貨運代理如何處理貨物的文件。在大多數(shù)國家，所有貨物都必須有SLI。它允許貨運代理處理與海關有關的所有交易。

這是因為航運船舶經(jīng)常停靠在多個港口，因此SLI至關重要。他也有助于確保海上運輸?shù)陌踩屯咨铺幚怼?br>
如果您不熟悉進出口要求，向您的貨運代理提供SLI是確保效率和快速運輸?shù)淖罴逊绞健?br>
SLI是一個可以包含所有信息的文件，這樣，就減少了大量文檔的使用。將職責委派給貨運代理；向貨運代理提供書面授權書和SLI文件，使他們能夠代表托運人監(jiān)督貨物。

提交SLI可以使用在線模板，這些模板易于遵循，并指導您完成發(fā)布SLI的過程。

這些模板需要以下信息；

? 付運費的人

? 貨運代理詳細信息

? 托運人信息

? 產(chǎn)品的數(shù)量和重量。

? 貨物類型。

? 導出文件的名稱和聯(lián)系人。

? 保險信息。

? 使用的包裝類型。

? 特殊處理要求。

10） 危險品證書 Dangerous Goods Certificate

危險品（DG）是指在處理和運輸不當時會造成健康、安全或環(huán)境風險的產(chǎn)品。通常使用菱形標志表示危險品

此類貨物應該由受過特殊培訓和專業(yè)知識的人處理。國際航空運輸協(xié)會（IATA）和國際海事組織（IMO）監(jiān)管危險品和危險品運輸。

如果您的貨物包含危險品或危險品，您必須提供危險品證書。

11） 植物檢疫證書 Phytosanitary Certificate

在運輸某些受管制的農(nóng)產(chǎn)品（如植物）時，植物檢疫證書是一份重要文件。它由出口國的農(nóng)業(yè)、水或糧食資源部產(chǎn)生。只有國家植物保護局（NPPO）授權的認證人員才能發(fā)布該文件。該文件有助于防止害蟲、疾病和其他傳染性病原體進入進口國。

裝運以下產(chǎn)品時，該文件至關重要：

? 繁殖用種子

? 水果和蔬菜

? 谷物

? 特定植物

如果您正在運輸以上產(chǎn)品，您必須在向您所在國家的部門申請后向NPPO注冊。此外，你可以在線申請。在大多數(shù)情況下，相關人員必須檢查您的存儲設施，以確保其符合設定的健康標準。

植物檢疫證書中必須包含以下信息：

? 原產(chǎn)國

? 交貨國

? 進口許可證號碼

? 申報入境點

? 產(chǎn)品的詳細信息

? 運輸工具

? 托運人和收貨人詳細信息

? 補救細節(jié)

? 聲明貨物安全的公司聲明

? 檢查官的正式簽名

12） 熏蒸證書 Fumigation Certificate

熏蒸證書確認貨物已熏蒸且安全，它也被稱為害蟲控制證書，該文件包含有關所用熏蒸劑類型、溫度和處理強度的信息，國際運輸必須對所用木材進行熏蒸，這樣，最好使用塑料作為唯一的包裝材料，以避免熏蒸。

13） 貨代托書 Booking Note

發(fā)貨人為了進出口商品，通過船公司和貨代公司進行船運進行訂艙的申請書。內容其中主要是托運人，收貨人、通知人，裝貨港、卸貨港、嘜頭、貨描、毛重、體積、運費的支付方式、所訂船期，訂艙章以及其他需求要在訂艙委托書體現(xiàn)，如目的港免用箱期等。




處理國際貨代單證

國際航運實踐中，您需要良好記錄的數(shù)據(jù)，才能更快地清關和交付。

在運輸過程中，您需要在兩個關鍵點提供文件。

第一部分將在貨物原產(chǎn)國裝貨，最后一部分將在目的國的卸貨碼頭。為了使整個過程迅速，你應該跟蹤你的文件，并確保它們定期更新。

其中一些文件，您需要在發(fā)貨前在原產(chǎn)國進行處理，其他則要求你按照海關規(guī)章制度在目的地國辦理手續(xù)。

在許多情況下，如果你是FOB發(fā)貨，你的供應商將處理文件過程。

在目的國，你要提供必要的文件，否則海關不會放行你的貨物，所需的文件工作取決于您運輸?shù)漠a(chǎn)品和海關規(guī)定。

還要注意的是，有些文檔可以在線處理和發(fā)送，而有些文檔則需要手動處理。通常有很多模板可供在線處理，您可以填寫詳細信息和流程。

你可以雇傭貨運代理來處理文件和運輸過程，可靠的貨運代理將有助于簡化發(fā)貨的流程。

智能文檔處理貨代文件




據(jù)估計，跟貨代單證文件相關的員工超過2500萬人，每年僅海運就處理120億份文件。

全球找過2500萬人每天盯著這些枯燥無聊的文字，在各個系統(tǒng)和表格當中輸入導出，企業(yè)在提高后臺效率方面面臨著前所未有的壓力，國際物流業(yè)是智能文檔處理非常急迫的行業(yè)之一。智能文檔處理即AI識別各種單據(jù)文件，提取數(shù)據(jù)，利用RPA機器人錄入系統(tǒng)，人工輔助，提交文件，比以往的人工操作更加高校，更加準確完成任務。

智能文檔處理（IDP，Intelligent Document Processing）是什么?

IDP是融合光學字符識別(OCR)、機器視覺(CV)、自然語言處理(NLP)和機器學習(ML)等技術幫助人類識別和提取非結構化數(shù)據(jù)的過程。

智能文檔處理通過集成人工智能技術，改變了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)捕獲。IDP智能地組織捕獲的數(shù)據(jù)，人類設計使之符合業(yè)務工作流，使得數(shù)據(jù)提取向前邁進了一大步。

智能文檔處理如何工作?

文件捕獲--通過集成IDP技術，與高清晰度的紙張和圖像; 以及文本和PDF文件內容的軟件，一同捕獲文檔。

圖像處理- IDP技術使用OCR和機器視覺算法處理圖片，建立兩個數(shù)字化文檔——一個給機器閱讀，另一個給人工查看。

光學字符識別--OCR技術讀取掃描文檔上的文本，一個有效的解決方案使用多個OCR分層，以達到接近100%的準確率。

自然語言處理-- NLP使IDP在數(shù)據(jù)理解方面更快和更智能。情感分析，還有詞性標注，加之命名實體和其他元素等NLP技術有助于檢測特定上下文含義。有助于以非結構化文檔識別相關數(shù)據(jù)。

文檔分類--信息分類是智能文檔處理區(qū)別于其他自動化解決方案的地方。IDP的自動文檔功能使數(shù)據(jù)分類極為有效，訓練后的分類引擎，通過智能的技術和機器學習來識別文件類型(發(fā)票、收據(jù)、提單、銀行對賬單等)。

數(shù)據(jù)提取--一個成功的智能文檔解決方案就是一個人工智能系統(tǒng)，可以通過訓練來提取文檔中的所有需要的數(shù)據(jù)和信息。

數(shù)據(jù)驗證——IDP解決方案需要利用外部數(shù)據(jù)庫和人在工作流來驗證/查驗數(shù)據(jù)。不符合指定要求的字段都會高亮顯示，供手動檢查。

數(shù)據(jù)集成 --對于企業(yè)來說，IDP必須與ERP和其他商業(yè)軟件或流程無縫集成，需要將分類數(shù)據(jù)和源數(shù)據(jù)轉換為人類可讀的格式，可以大大幫助會計系統(tǒng)、客戶關系管理(CRM)、ERP，TMS， FMS，WMS，OMS等等一系列系統(tǒng)。

通過堅持不懈的努力，已經(jīng)有不少初創(chuàng)科技公司，在AI 單證識別的實踐中取得了很客觀的結果，一些國際性物流企業(yè)，譬如馬士基，DHL貨代，準時達，DSV都已經(jīng)開始享受智能單證解決方案IDP的好處，如有興趣進一步探討和咨詢，請加微-信: One Six Three Eight Eight Eight One Nine Six Three.

曾志宏Lucas，北科大畢業(yè)，新加坡國立大學MBA，服務于GE，Rolls-Royce，JCI，Whirlpool等跨國企業(yè)供應鏈部門，致力于貨代行業(yè)流程自動化和智能化，AI+軟件機器人RPA，以及數(shù)字供應鏈，智慧物流等的推廣和傳播 (Wechat: One Six Three Eight Eight Eight One Nine Six Three)。