由于中國和其他國家的文化差異，以及互聯網發展進程的不同，我們做跨境貿易，與海外客戶、海外的合作伙伴合作的時候，會造成很多誤會和麻煩，在無意間造成不理想的結果。

比如在很多國家工作上對郵件應用的比較多，使用郵件溝通會更加正式，更加規范。當我們從事跨境貿易時，也需要通過專業的郵件發送平臺進行郵件交流、郵件營銷。但是在中國郵件的應用還非常有限，對郵件使用的了解也比較少，對于外貿行業如何應用郵件，如何更好地使用郵件平臺，這篇外貿行業郵件平臺使用指南值得您參考。




一、外貿行業郵件發送的特點

外貿行業進行郵件發送時，郵件平臺的安全性、到達率、數據分析能力是需要優先考慮的：安全性

對于外貿行業，使用電子郵箱會涉及到較多的商業信息甚至是商業機密，包括訂單數量和價格、企業敏感信息、客戶資料等，因此郵件發送的安全性對于外貿行業是至關重要的。

到達率

因此外貿行業郵件發送涉及到海外，對于郵件發送的到達率具有一定的挑戰。到達率的高低由 IP 和域名在 ESP（郵箱服務提供商）的信譽度，郵件到達率就很難提高，影響工作的效率。

數據分析

郵箱地址的整理與分類，郵件發送的數據追蹤與分析，跨國貿易因為距離遙遠和國家不同，造成這些工作有很大的難度。

如果在選擇郵件平臺的時候，選擇 SUBMAIL 那樣具有一鍵導入、地址簿自由創建和管理、實時數據追蹤分析報告等功能的郵件平臺，能夠幫助我們做好郵箱地址的整理和分類，郵件發送的數據追蹤和分析。

郵件在外貿行業的主要應用：

a.訂單物流相關

訂單通知、貨單通知、貨單跟蹤、貨單核銷、訂單確認

b.營銷相關

品牌宣傳、促銷優惠、產品推廣、會員服務、節日/生日祝福

c.商務相關

客戶溝通、商務談判、外貿開發、文件對接、事物通知

d.驗證相關

身份驗證、注冊激活、支付驗證




二、外貿行業郵件發送的注意事項

1.不要用免費郵件

外貿行業進行郵件發送，不建議使用免費的郵箱和質量不高的郵件發送平臺。 大多數人在郵件來往時，都會使用來自 gmail，yahoo 或 hotmail 等免費電子郵件域的電子郵件。對于個人來說，這樣免費的電子郵件輕量使用已經夠用了，但對于企業端，尤其是外貿行業，這樣的郵箱安全性、穩定性、到達率都無法滿足。




尤其是域名和IP的信譽度問題，信譽度是需要長期穩定合理的發送來慢慢培養的。基本上各大郵件運營商都會檢測IP之前的發送歷史，如果 IP 發送歷史很差，如果有不良的發送歷史，甚至進入到黑名單，將會被郵件運營商判定為垃圾郵件，直接進入垃圾箱。

為了解決這個問題，SUBMAIL 郵件平臺通過自動 IP 預熱功能，將會自動為您添加的新域名或獨立IP進行前期預熱。而且 SUBMAIL 的自動 IP 預熱是針對單個域進行點對點的預熱，解決傳統預熱機制的低效率和需要手動預熱的問題。

2.郵件發送時間

郵件發送的時間需要根據發送對象的以下因素來決定：

所處國家地區不同

所處時區不同

工作和作息習慣不同

閱讀郵件的時間不同

以及郵件內容的不同

因此在郵件發送的時間，可以參照以下步驟：

首先要了解發送對象那里的時間；

國外客戶一般 9 點上班，可以在 9 點前發送，但可能不會細看您的郵件；

10:30-11:30 這個時段可能把緊急的事情忙完了，收到郵件提示，會進行閱讀回復；

11:30-12:30 午餐和休息時間；

12:30-2:00 可能會查看下郵件；

2:00-3:30 處理未完成的工作；

4:00-5:30 下班前，清理下郵箱，看看有沒有漏掉的東西，這個時候發可能效果較好；

周六周日不建議發送，周一、周三、周五郵件的閱讀率比較高。




3.不同的文化差異

跨境貿易的時候，因為不同國家有著不同的習俗、喜好和禁忌，我們需要根據不同國家的人來制定不一樣的郵件內容。

比如歐洲人尤其是德國人，做事比較嚴謹、計劃性強，郵件風格可能需要條理清晰、一板一眼。

美國人自由散漫一點，注重效率，郵件風格就要簡單明了、直來直去。

日本人比較謹小慎微，注重禮貌和細節，郵件最好有恰當的禮貌用語，不要犯一些細節上的錯誤。

但無論是發給哪個國家的客戶，總體來說是有一些共同點的，比如大多數國家不喜歡13這個數字，喜歡7這個數字。郵件內容要盡量做到簡潔明了、親切友好、不要長篇大論。

4.基礎格式問題

a.敏感詞匯

使用一些營銷性質的高頻詞，使得被判定為垃圾郵件的可能性更大。因此我們要盡可能規避敏感詞匯，比如：Free,Win,Price,Income,Check 等。

b.標題大小寫

標題不要全部用大寫，很容易被判定為垃圾郵件。

c.符號錯用、濫用

如果主題里包含問號或感嘆號，都有可能觸發垃圾郵件過濾規則。比如：Did you get the proposal?Let me know!

d.字體和格式

郵件正文的字體大小、顏色要統一。盡量使用國際上比較流行或通用的字體，因為客戶使用的操作系統或者終端，可能不顯示或者出現亂碼問題。

e.電腦端、移動端同時適配

移動智能終端的流行，讓閱讀郵件不僅限于電腦桌面端，因此我們在寫郵件時一定要注意電腦端和移動端的同時適配。比如使用 SUBMAIL 編輯器，在編輯時可以隨時預覽桌面端和移動端的界面。