外貿郵件的撰寫要求包括以下幾點。

1. 郵件要規范

撰寫外貿郵件最好使用統一的格式，最好有企業的商標，主要產品的圖片、類別等，還可以利用外貿管理軟件自動設置、修改后再使用。

2.格式正確、統一，郵件主題合理，拼寫無誤。

所有發給客戶的郵件應該采用統一的格式。外貿管理軟件可以幫助設置相應的格式與主題。

（1）郵件主題最好有企業名稱等，比如企業名稱為“EXPORT”、行業為“PLASTIC”，這封郵件的內容是給一款產品報價，那么主題可以寫“ExportPlastic/quotationofitemA”。這樣做的好處是，既方便客戶查閱，又方便自己以后查找發給客戶的信息。來往郵件很多的客戶，往往要花很多時間去查找以前的報價以及其他資料，但是若通過主題查找就很方便，會節省很多時間。

（2）郵件正文兩端對齊：對于段落很多的郵件，正文兩端對齊會顯得很整潔。

（3）第一封郵件的落款最好寫上“Mr.”或“Ms.”，職位寫“SALESMANAGER”（銷售經理）等。不管你是不是經理都沒關系，發件人的職位高會讓客戶覺得企業尊重他。

（4）落款要有企業標識及詳細的聯系資料。

3.版面要整潔

在微軟公司出品的郵件管理程序（MicrosoftOutlookExpress，OE）里面將撰寫郵件的字體、字號（10～12號比較好）都設置好，不要一會兒大字一會兒小字；也不要過于花哨，特別是不要全篇都是大寫字母，這會增加閱讀的難度，讓人反感。對于一些需要特別提醒客戶注意的地方，可以用大寫、加粗、特殊顏色等突出顯示。

4.拼寫無誤在每封郵件發出之前都應該利用拼寫檢查工具檢查是否拼寫無誤。

5.表述準確郵件要能夠準確表達企業的觀點，不要讓客戶產生任何歧義，盡量避免使用有歧義的單詞或短語，盡量避免使用俚語等。

6.內容要詳細

郵件應給客戶提供非常詳細的資料，回答其提出的問題，并將沒有問到的問題也整理出來。有時候，外貿業務員提出的問題會讓客戶覺得其很細心、很可靠且非常專業。當然，詳細并不是說將所有問題都和盤托出，應該學會在適當的時候談適當的事情。

7.有條理

郵件內容要能夠讓客戶清楚地看明白，談完一件事再談另外一件，混在一起會讓人產生混亂感。在很多時候，郵件的內容要用“1、2、3、4”等標出來，這樣客戶就能清楚地知道外貿業務員要說或問什么。

8.內容呈現方式多樣化郵件的內容呈現方式可以多樣化，比如配合圖示說明、照片說明等。很多事情往往用語言很難說清楚，但借助一張圖紙或一幅照片，就會一目了然。