對(duì)于外貿(mào)從業(yè)的小伙伴們來說，英文郵件是跟客戶最主要的溝通方式，其重要性不言而喻，所以大家對(duì)英文商務(wù)郵件的寫作技巧都很感興趣。

但是在學(xué)習(xí)郵件寫作技巧之前，可能我們應(yīng)該首選關(guān)注一下郵件的「格式」和一些「細(xì)節(jié)」問題，處理好這些，可以讓我們的郵件更圓滿。

收件人

1.盡量不要把一堆郵箱地址都放在“收件人”欄里，這里只寫跟郵件內(nèi)容直接相關(guān)聯(lián)系人的郵箱。其他相關(guān)人員的郵箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

2.不是郵件內(nèi)容的直接處理者，但也需要知道這件事情的人可以添加到抄送中。只給需要的人抄送，有同學(xué)習(xí)慣性抄送一大堆相關(guān)和不相關(guān)的人，這是不可取的。

3.如果不想讓收件人知道你同時(shí)把郵件也發(fā)給了某人，這種情況可以添加「密送」。

4.需要添加多個(gè)收件人或者抄送人的時(shí)候，一般會(huì)按照職位高低進(jìn)行排序。

郵件標(biāo)題

1.一定不要發(fā)空白標(biāo)題，這是非常不禮貌的行為。相信大家也不會(huì)故意這么做，有可能是想先寫好郵件再定標(biāo)題，但最后直接空白標(biāo)題就發(fā)出去了。所以要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，先把標(biāo)題寫好。

2.標(biāo)題應(yīng)「簡(jiǎn)明扼要」，能反應(yīng)文章內(nèi)容或者重要性，不宜冗長(zhǎng)。

3.標(biāo)題里應(yīng)盡量不用特殊符號(hào)和長(zhǎng)串的數(shù)字，以免郵件被放進(jìn)對(duì)方垃圾郵件箱。如非必要，盡量少用"urgent"等字眼。

4.回復(fù)對(duì)方郵件的時(shí)候，可以根據(jù)需要更改標(biāo)題，不要一長(zhǎng)串"RE"。

比如要回復(fù)收件人關(guān)于一款小黃人設(shè)計(jì)圖的問題，郵件標(biāo)題就可以簡(jiǎn)單地描述如下：

RE:Art work of minions item




附件

1.如果有附件，標(biāo)題寫好馬上上傳附件，養(yǎng)成好習(xí)慣，不要等到郵件寫完最后再上傳，最后很可能會(huì)忘記。相信不少人有過漏傳附件的經(jīng)歷，郵件發(fā)出去才發(fā)現(xiàn)附件沒上傳。

2.郵件有附件時(shí)，應(yīng)在正文里提醒收件人查收附件。

3.附件個(gè)數(shù)不宜過多，一般不超過4個(gè)。數(shù)量較多的時(shí)候可以打包壓縮成一個(gè)文件。

4.如果附件內(nèi)容是特殊格式，應(yīng)告知收件人打開方式，以免影響使用。

5.如果附件過大，最好拆分為多個(gè)郵件發(fā)送，或者通過網(wǎng)盤分享。單封郵件附件過大可能發(fā)送不成功，或者被攔截。

比如，附件壓縮包里是Art work的源文件，需要解壓縮后用Illustrator打開，上傳附件后可以在郵件中提醒如下：




郵件內(nèi)容

1.首先是稱呼：第一次聯(lián)系盡量用「Dear XXX」作為稱呼，不知道姓名只知道頭銜的情況下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是對(duì)某個(gè)群體發(fā)的郵件，可以用「Dear All」作為郵件稱呼。

2.郵件內(nèi)容都左對(duì)齊頂格寫，開頭不留空格。

3.寫正文的時(shí)候，把最重要的事情放在最前面，簡(jiǎn)單的問候之后「直奔主題 」。

4.能用簡(jiǎn)單句的時(shí)候不用復(fù)雜句，能用簡(jiǎn)單詞匯的時(shí)候不用復(fù)雜詞匯。郵件內(nèi)容力求簡(jiǎn)潔明了，表述準(zhǔn)確。如非必要，郵件盡量不要寫的很長(zhǎng)，也不要分很多段落，一般三四段即可。

5.如果郵件涉及信息比較多，可以按要點(diǎn)進(jìn)行編號(hào)，12345分條敘述，這樣表達(dá)更清楚。重要內(nèi)容可用「加粗」或「其他顏色字體」來提醒，但是同一封郵件中字體盡量一致，字體顏色不宜過多，最好不要超過3種。

6.注意措辭，多用虛擬語(yǔ)氣和委婉語(yǔ)氣。比如：if……,I would……,Could you……這些句型，既明確了自己立場(chǎng)，又不至于太生硬，更容易讓對(duì)方接受自己觀點(diǎn)。

7.電子郵件可以輕易的被轉(zhuǎn)發(fā)給他人，也是書面的證據(jù)，所以郵件內(nèi)容務(wù)必慎重客觀，切不可信口開河。

8.郵件最后要對(duì)收件人表示感謝，如果郵件開頭已經(jīng)說過感謝的話語(yǔ)，結(jié)尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」來呼應(yīng)開頭。

9.郵件結(jié)尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相對(duì)更正式一些，適合所有場(chǎng)合。

按照以上要點(diǎn)給大家提供一個(gè)簡(jiǎn)單的模板：

另外需要注意：在跟收件人不熟悉的時(shí)候盡量寫全名，不要寫昵稱。




其他需要注意的細(xì)節(jié)

1.最好設(shè)置一個(gè)簽名檔，里面包含自己完整的姓名、公司全稱、公司網(wǎng)址、辦公室地址、聯(lián)系方式，社交賬號(hào)等信息，方便收件人隨時(shí)查找。

2.郵件寫好之后，自己先檢查一遍有沒有拼寫錯(cuò)誤，語(yǔ)句不通順，或者表達(dá)有歧義的地方，確認(rèn)沒問題再發(fā)送。

上就是一封完整的英文郵件應(yīng)該包含的要素和需要注意的地方。我們常說細(xì)節(jié)處見真章，希望大家養(yǎng)成良好的習(xí)慣，早日寫出完美郵件。