采購這個(gè)詞兒有多種英語的表達(dá)方式。在供應(yīng)鏈運(yùn)營參考模型SCOR中，使用的是Source這個(gè)單詞。我們還會使用Purchase或是Procurement來表示采購的意思。
不管用哪個(gè)英語單詞，它們的意思都是獲取某種商品或是服務(wù)的過程。我們今天就來聊一聊采購流程的話題。
一采購無處不在
所有的公司都有采購活動，不管是世界500強(qiáng)，還是街邊雜貨店，都會涉及到采購業(yè)務(wù)。采購流程對大多數(shù)公司來說都是非常重要的，但是在不同的行業(yè)，受重視程度略有不同。
在生產(chǎn)制造行業(yè)，比如汽車或是高端電子消費(fèi)品公司，采購在組織內(nèi)的地位是非常高的，這是因?yàn)椴少彸杀菊忌唐烦杀镜谋嚷士梢赃_(dá)到60-70%，一件商品成本是10元，其中6-7塊錢用于采購原料、零部件或是其他用于制造商品的材料。
當(dāng)一家企業(yè)的采購支出數(shù)以億計(jì)，只要能節(jié)省下一丁點(diǎn)兒錢，那都是很龐大的數(shù)字。
省下來的錢是公司的純利潤，所以采購的一項(xiàng)重要工作就是尋找降低成本的機(jī)會。由于受重視的程度高，制造企業(yè)舍得投入，采購團(tuán)隊(duì)素質(zhì)很高。
在咨詢服務(wù)類企業(yè)里，采購過程的意義就沒那么高了，因?yàn)樗麄兲峁┑氖菬o形的服務(wù)，不需要大量采購原料和零部件，也就不需要最頂尖的采購人才。雖然采購在這類公司運(yùn)營成本中占比不高，但依然是需要的。
還有一類服務(wù)型的組織很依賴于采購，那就是醫(yī)院，他們需要獲取醫(yī)藥產(chǎn)品。
每年的醫(yī)保談判都是一場“靈魂砍價(jià)”，比如2021年11月11日，被譽(yù)為“最美采購人”的國家醫(yī)保局談判代表張勁妮，把原本報(bào)價(jià)每瓶5.3萬多元的藥，經(jīng)過前后8輪談判，硬是“砍”到了3.3萬元。
考慮到中國巨大的人口基數(shù)，醫(yī)藥產(chǎn)品的采購金額是非?？捎^的，節(jié)省下的錢對國家和患者都意義重大。
二兩個(gè)主要的采購流程
采購流程主要可以分為兩個(gè)部分，首先是高層次的活動，包括開發(fā)、挑選供應(yīng)商，這項(xiàng)工作由采購經(jīng)理PurchasingManager負(fù)責(zé)。
其次是采購中的日常操作部分，從已經(jīng)選定的供應(yīng)商中，定期采購商品或是服務(wù)，一般是由采購員執(zhí)行操作，他們也叫做Buyer或是Material Planner。

上圖顯示了采購的五個(gè)步驟。其中用深藍(lán)色顯示的是高水平的管理活動，包括選擇和評估供應(yīng)商。
找到了最合適的供應(yīng)商后，采購經(jīng)理的工作并沒有結(jié)束。隨著時(shí)間推移，供應(yīng)商的交付表現(xiàn)可能會有起伏，或許是質(zhì)量問題、或是訂單來不及生產(chǎn)，在極端情況下，供應(yīng)商甚至?xí)驗(yàn)槠飘a(chǎn)而中止供貨。
采購經(jīng)理的另一項(xiàng)重要工作是監(jiān)控供應(yīng)商的表現(xiàn)，評估風(fēng)險(xiǎn)，保障供應(yīng)的持續(xù)性。
淺色的三個(gè)方框是采購員的日常操作工作。
首先，采購員要下采購訂單，他根據(jù)庫存和未來需求，在系統(tǒng)的提示下做采購訂單，然后把它發(fā)給供應(yīng)商，通知對方確認(rèn)訂單、準(zhǔn)備交付。
其次，采購員要跟蹤訂單，保證供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間，把正確的商品交付到指定的地點(diǎn)。最后，采購員還要檢查到貨的商品是否和訂單上要求的一致，包括數(shù)量和質(zhì)量等等。、
三采購到底在買什么？
采購就是買東西，但是和我們熟悉的“哦買噶，買它”不太一樣。企業(yè)通常采購這四種類型的產(chǎn)品。
1.原材料
咖啡店的原材料是咖啡豆和牛奶，制造業(yè)工廠的原材料是各種金屬、橡膠、樹脂、木材或是其他的原料。
2.零部件
有些工廠不加工初級原料，而是根據(jù)訂單組裝產(chǎn)品，這時(shí)候購買的就是零部件了。
3.成品
購買成品在零售業(yè)里非常普遍，在咖啡店里售賣的杯子和周邊商品，這些都是成品，咖啡店不會生產(chǎn)加工此類物品，都是通過外部采購獲得。
在制造企業(yè)里也有此類情況，一些工廠把外購成品換個(gè)包裝，貼個(gè)牌子就能出售給客戶。
4.間接材料
以上三種都是直接用于制造的物料，構(gòu)成了產(chǎn)品的一部分，所以被稱作直接材料。還有一類材料不是產(chǎn)品的組成部分，但它們也促進(jìn)了生產(chǎn)過程，因此被稱為間接材料，比如辦公桌椅、工具手套和清潔用品等等。
四采購流程
采購活動的主體是客戶和供應(yīng)商，流程主要是他們之間展開，其中最主要的活動有以下內(nèi)容，請見下圖。左邊是客戶，右邊是供應(yīng)商，他們需要通過數(shù)個(gè)步驟完成采購過程。



1.需求
企業(yè)里的采購都是有的放矢的。首先要有需求，工廠需要原料用于生產(chǎn)，所以去采購原料，需要組織團(tuán)建，所以去采購相應(yīng)服務(wù)。采購活動的起點(diǎn)就是業(yè)務(wù)部門的需求，包括具體的原料、零部件的型號和數(shù)量等等。
2.采購
然后進(jìn)入采購流程，需要把訂單發(fā)給供應(yīng)商。客戶如果與供應(yīng)商沒有固定價(jià)格的合同，那么必須先獲得有關(guān)價(jià)格的信息，這一系列活動就是詢價(jià)，英語中使用Requestfor Quotation（簡稱RFQ）來表示。
當(dāng)客戶接受了供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，就會給對方發(fā)送訂單。供應(yīng)商需要回復(fù)確認(rèn)訂單上的數(shù)量和交貨期。
3.交付
為了確保供應(yīng)商能夠、并且是在要求的時(shí)間內(nèi)交貨，采購需要跟蹤供應(yīng)商的訂單完成情況。供應(yīng)商在安排出貨后，要及時(shí)把詳細(xì)的清單發(fā)給客戶，并告知貨物預(yù)計(jì)到達(dá)的時(shí)間，便于客戶安排收貨。
運(yùn)輸過程也需要被監(jiān)控，一般來說，付運(yùn)費(fèi)的一方會承擔(dān)這項(xiàng)工作，因?yàn)樗麄兛刂浦\(yùn)輸商，當(dāng)然這也不是絕對的，雙方都可能會跟蹤貨物的運(yùn)輸狀態(tài)。
當(dāng)商品運(yùn)至目的地后，客戶就會開啟收貨流程，根據(jù)發(fā)貨單核對物品，檢查種類和數(shù)量是否都一致，并進(jìn)行抽檢，看看是否有任何的損壞，檢查無誤后確認(rèn)收到貨物，并通知供應(yīng)商，后者可以開發(fā)票給客戶。
4.評估
客戶需要對長期供貨的供應(yīng)商進(jìn)行評估，在及時(shí)交貨、質(zhì)量、響應(yīng)速度、配合度等多個(gè)維度進(jìn)行綜合考評。如果供應(yīng)商沒能達(dá)到預(yù)期，就需要進(jìn)行整改。
對供應(yīng)商來說，這是聆聽客戶聲音和學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的好機(jī)會，通過不斷完善自我，提升企業(yè)的競爭力。
從需求的起點(diǎn)出發(fā)，經(jīng)過了采購執(zhí)行和交付核實(shí)，最后到持續(xù)改進(jìn)，客戶和供應(yīng)商之間的采購過程形成了PDCA閉環(huán)。雙方的業(yè)務(wù)都得以推進(jìn)，并且向著發(fā)展長期合作關(guān)系的方向邁進(jìn)。