底部采購供應鏈人員福利

一個做采購總監的朋友分享了這么一個案例：

他曾就職于浙江某民營企業，一次，開發區領導帶團到該公司調研。上午臨時通知，下午1點，開發區領導到達，行政安排接待。

領導一行10多人，車間參觀，會議室交流等調研順利進行。可是調研已束了，接待用的水果還沒有買回來，會議現場的尷尬不言而喻。

事后采購復盤工作，問題出在了公司采購流程規定上：接待用品的采購審批權限是老板娘，當天正好不在，也沒有聯系到。

這是一個非生產性物料采購的失敗案例，其實類似案例在企業采購過程中時有發生。




今天可能是沒有及時買到接待用品，明天可能就是購買的物品質量出了問題，后天又可能出現設備配件短缺造成生產停滯……

造成以上問題的原因是多方面的：有的企業管理流程不完善；有的企業重視程度不足；有的企業采購人員能力不足。

不管怎樣，出了問題，采購就避免不了要承擔責任。所以，我們就應該通過制定非生產物料采購策略，完善采購流程，提升采購人員的管理能力，從而保證交付及時、質量合格，運營風險規避。




非生產性物料的相關概念：




首先我們來說一說非生產性物料的相關定義：

直接采購：用于產品生產及銷售的物料與服務購買，服務于外部客戶，也叫生產性采購。如原材料、產品包裝、物流服務等。

間接采購：支持產品生產及銷售，以及維持企業正常運營的物料及服務的購買，服務于內部客戶，也叫非生產性采購。

如：行政采購、市場活動類采購、設備設施采購、HR服務類采購等。

MRO：是英文Maintenance, Repair & Operations 的縮寫。即：Maintenance維護、Repair維修、Operation運行 (MRO)。通常是指實際的生產過程不直接構成產品，只用于維護、維修、運行設備的物料和服務。MRO是指非生產原料性質的工業用品。

接下來我們來看一下非生產性物料的分類：

基于功能分類：辦公用品、辦公家具、廣宣POP、MRO配件、設備、生產輔料、勞保用品、辦公軟件、廣告、差旅等。

基于管理分類：根據采購的金額或難易程度進行ABC分類等。

總之，除了用于產品生產之外，所有的花錢購買行為都可以包括在非生產性物料采購的范疇。




非生產性物料采購的困難點與重要性：




困難點很多，簡單歸納為以下四點：

1、采購復雜度高：采購金額小、品種多、服務部門多、需求不明確、交期短。

企業非生產性物料采購，一般只占總采購金額的10%，采購品種根據企業的大小，少則上千種，多則上萬種。

這些需要采購的物料，幾乎來自所有部門，例如辦公用品，每個部門，每個人都需要。




既然需求來自各個部門，每個人，大家提出的需求也就五花八門。需求的質量標準不統一，需求數量各異，交付時間可能都是迫在眉睫。

2、采購人員能力偏弱：簡單理解為花錢買東西。

由于對非生產性物料采購的重視程度不夠，企業配備的采購人員能力普遍偏弱，新手小白居多。

個別企業或企業的個別采購業務直接分散在各使用部門，對采購的規范性更是難以落地。




由于采購人員對所采購產品的技術知識掌握偏低，盡管運用了各種比價、招標等策略，相對成本仍然居高不下，采購回來的產品質量參差不齊。

3、部門間的協同差：使用部門的抱怨，采購部的忙亂。

采購人員天天忙于詢價比價，按流程做事，使用部門提了采購申請就想拿到產品，需求部門有時候也沒有交代清楚需求是什么。

4、供應市場的不確定性：品質、交付、成本、風險難以把控。

非生產性物料的多品種小批量，必然帶來大量供應意愿不強的供應商，供應商的能力自然良莠不齊，質量、成本、交付的平衡就尤為重要。

如果對接多家中小型供應商，劣品假貨很有可能充斥市場，總擁有成本高，風險管控不足。非生產性物料采購重要性不言而喻，如果做不好，企業運營效率必然低下。

供應鏈的最大挑戰是復雜度，而非生產性物料采購則是管理復雜度的極端體現。企業現實的難題是既要滿足采購價格品質及交期的要求，還要控制風險，提升效率。




1、內部滿意度影響企業運營效率

非生產性物料采購涉及到所有部門，一旦管理不善必然導致組織間協同效率變低，企業運營效率不高。提升組織間的協同，必須做好非生產性物料的采購。

2、物料質量、交付影響企業運營效率

這一點不難理解，一旦設備所需配件出現質量問題，交付不及時，結果就是設備停用，相關運營停滯，其影響遠不止效率這一方面。

3、廣宣物料對企業的影響更是難以用金錢來衡量

某企業采購了一批五一節的廣宣POP物料，結果市場部與采購溝通過程中，出現失誤，發往市場的POP物料宣傳容量的都是3L產品，而產品供應端準備的全部是容量5L的產品。

此次工作溝通不到位，POP廣宣物料提前宣傳了3L產品，造成了市場大面積的缺貨，銷售旺季缺貨給公司帶來了巨大的損失。

從以上這些可以看出，非生產性物料采購的困難點很多，基于其重要性，采購有責任、有義務重視起來，通過采購管理的有效性，提升企業運營效率！







隨著互聯網的發展，一些大型企業逐步實施數字化采購，工廠制造也走向中國制造2025，在這些采購創新的發展過程中，涌現出一批非生產性采購的優秀企業。

某家電企業的數字化采購：該企業之前的IT化應用一直走在行業前列，2019年初接觸如火如荼的數字化采購，并于4月份與某數字化項目公司簽訂實施協議，19年底成功上線。實現了辦公用品從個人需求到供應商配送的數字化管理過程。

辦公用品使用定時不定量配送，使用人在線根據自己需求，提交申請，在線自動匯總訂單下達到供應商平臺，每月固定15日，供應商將產品配送的需求部門。

平臺自動生成結算數據到企業ERP，進行后續結算管理。平臺實現整個過程數字化管理。

某汽車配件企業的設備采購：2017年參觀了昆山某汽車配件企業，目前該公司的自動化水平已經居于世界前列，公司基本可以定義為黑燈工廠了。

他們的機器人使用量自然非常大，機器人的質量同樣也決定著企業的運營效率。他們的兩個做法影響深刻：

一方面，在機器人選型上，老板說了，某品牌的比另一個品牌的好，但是好的貴了一點。這個“好”自然是考慮了機器人使用故障率的高低，而他們正是運用了貴買便宜用的策略。

另一方面，“在買設備時千萬不要忘記備件”，記得《如何專業做采購》這本書中有這樣一句話，印象深刻。

該企業老板不僅沒有忘記備件的購買，而且還直接購買了延保，即每臺機器人，直接購買了5年的使用，維修維護保養等。

5年內出的任何問題，供應商負責，因此在其車間里看到的，不是生產工人，而是設備的維保人員。設備運轉保證了，生產運營自然高效！

所以，只要采購用心做，辦法總比困難多。




采購策略與方法




那么，在工作中，我們應該如何去實施非生產性物料的采購呢？




一般有這幾個采購策略和方法。




1、 分類分級




非生產性物料種類繁多，采購數量差異巨大，做好分類分級管理非常重要。




首先是物料分類，非常傳統的就是根據物料的價值和供應難度進行四分的卡拉杰克模型，將物料分為杠桿產品、戰略產品、瓶頸產品、一般產品。




基于不同種類的物料，選擇合適的采購方案。

其次，是對物料進行分級，可以根據采購金額的大小對物料進行ABC分級。

例如，A類產品金額大于1萬元，需要總經理審批；B類小于1萬元大于1千元，由采購總監審批；C類小于1 千元，由需求部門審批。并且可以規定，大于1千元，采購部集中購買，小于1千元，使用部門自己確定。

再次，根據購買的數量和時間，將物料分為定量定時、不定量定時、定量不定時、不定量不定時四種采購模式。

一般情況下，定量定時的物料可能不多，但是我們應當盡可能把物料規定為定時不定量和定量不定時，堅決杜絕不定時不定量采購。




如果非得進行不定量不定時的緊急采購，就把它規定為領導特批流程。




2、 標準化和需求管理




標準化：實施物料規格的標準化，為不同的產品項目、夾治具或零件使用共通的設計/規格，或降低訂制項目的數目，以規模經濟量，達到降低采購成本的目的。通過物料規格的標準化，減少SKU數量，減少管理成本。




需求管理：使用部門提出的采購申請，可以從買什么、買多少、什么時候買、什么時候到、怎樣得到五個方面進行分析。




采購首先要明確購買需求是什么。




例如：車間地板漆損壞，需要維修，可能提的需求就是一桶油漆，采購如果按要求買回來了，就可能出現還需要刷子等其他物料等。內部溝通不暢、內部損耗大、管理成本高。




這個案例購買需求應該是車間地板漆維護，而不是車間提出的購買地板漆。




而購買申請中，需要購買的物料也要進行標準化管理，嚴控SKU的增加。




3、 集中采購




將所有采購的職能集中到采購部門，通過規范與優化采購流程，處理好利益的再平衡，防止內部沖突。標準化產品的采購向單一供應商集中。




對于那些標準化、同質化同時又是競爭性的產品， 盡可能將采購集中到一個相對優秀的供應商，也就是發展單一供應商。這樣就減少了供應商數目，將有限的采購資源向優秀供應商集中，可以獲得更好的質量、價格、交貨以及服務保證。




不同產品的采購向同一個供應商集中。




采購部門盡可能向同一個供應商采購不同的產品，也就是發展集成供應商。集成供應的結果可以節省交易成本，同時因為規模更大，也增加了采購談判的力度，有利于獲得更低的采購價格。




采購集中度越高，對于供應商的管理或者采購活動的監控也更加容易。




4、 TCO




總所有成本TCO (Total cost of ownership)是一種公司經常采用的技術評價標準，它的核心思想是在一定時間范圍內所擁有的包括購置成本和使用成本在內的總體成本。




在某些情況下，這一總體成本是一個為獲得可比較的現行開支而對3到5年時間范圍內的成本進行平均的值。




TCO可以用買和用兩個維度進行分類，最好是便宜買便宜用，其次選貴買便宜用，再次選便宜買貴用，堅決不貴買貴用，除非沒得選擇。




5、 供應商基地建設




基于所有部門需求品種多，供應商數量多，采購管理難度大，采購人員要做好供應資源的儲備與整合。一些常用重要物料的供應商基地需要建設好，合適的供應基地是供應及時、質量穩定的保證。




例如：工程維修、基建維護等的采購可以集中和某一個專業的供應商談判一個年度折扣價，做為長期合作供應基地。




通過實施以上的采購策略，可以逐步改善非生產性物料的采購管理，但是各項策略的有效落地絕對離不開制度流程的不斷完善，采購人員能力的逐步提升。




1)建立完善的非生產性物料采購管理制度




制度是基礎，流程是保障。采購人員要像愛護自己的眼睛一樣愛護采購流程，嚴格執行采購制度流程，是采購管理實踐的核心。




2)采購人員專業能力提升




采購人員要有能力選擇供應商，確定價格，通過合同控制風險，有能力進行雙贏談判。通過專業采購四大核心能力的系統學習，系統管理實踐，運用好上述采購策略，管理好非生產性物料采購。




總之，采購人員通過合適的策略運用，發揮自己的采購專業能力，不斷完善企業的非生產性物料采購管理，讓非生產性物料采購越來越完善，朝著卓越的方向去發展。




盡管非生產性物料的采購需求復雜度非常高，組織間的協同做起來也是困難重重。但是只要我們采購運用好策略方法，用專業能力一定會贏得認可。通過采購的影響力、領導力促進組織間的高效運營！