六招管好采購團隊


采購經驗信息分享 2019-06-25 09:05






最近有學員問我：“我是外企的采購部門經理，最關心的是績效和合規問題。我想從流程、授權和激勵的角度來管好團隊，是否可行？”
答案是不行。
流程和正向激勵固然重要，但采購管理者深入到一線工作，真抓實干更加重要。
我給采購管理者支六招，幫助您達到最優績效。
1、抓采購計劃
在很多企業，年終或者年初時，各部門需要上報下一年度的采購計劃，其中包括原材料、固定資產和維護維保等等。
采購經理要仔細研究采購計劃，提前對大額采購項目摸底，要求采購員提前開發優質供應商，確保在真正采購時有充分的競爭，能夠把價格控制在預算目標內。
預算目標有四種來源。
（1）采購申報
優勢是較為快速而準確；劣勢是采購降本動力不足。
（2）使用部門申報
優勢是不讓采購既報預算又控制實際價格；劣勢是價格天上一腳地上一腳，不專業。
（3）根據上年采購價格申報
優勢是會推動采購持續降價；劣勢是沒有考慮每年的價格上漲因素。
（4）將上年采購價格削減作為本年的預算
優勢是快速降本；劣勢是過度依賴低成本競爭，采購人員大量流失。
2、抓訂單與合同審批
在一定金額以上（如1000美元），采購員必須三家比價，之后將比價表或成本分析表附在訂單或合同后面，供應商蓋章的報價單也要附后，以便采購經理審批。
其中比價表示例如下。






當采購經理看到上表時，第一反應是KPI - 預算目標（對于沒有預算制度的企業，采購經理可以參考歷史價格）沒有完成，那么這張單子可以被批準么？
當然不行。
接下來需要采購員再次議價。如果仍舊不達目標，需要采購經理直接與供應商談判，或者另行開發新的供應商，或者跟使用部門協商更換品牌，最終完成預算目標。
但是如果這張單子金額很小而且確實預算做低了，采購經理在確?？傮w預算目標達標的前提下，可以酌情簽字釋放。
成本分析表示例如下。





成本分析表一般使用在直材或者設備與土建類的采購中。采購經理不但需要考察預算目標是否完成，更重要的是考察最低價是否合理。
在本案中，三家供應商在原材料的價格上差別不大，可以視為合理。但是在加工費上，供應商B要比A便宜25%，比C便宜13%。這時采購經理需要讓采購員調查清楚，供應商B加工的優勢在哪里？可能是自動化程度高或者設備折舊完畢等等原因。
一切答案皆合理后，采購經理簽字批準。
3、抓供應商
雖然很多外企強調責任人(ownership)的理念，即負責某一品類的采購員對該品類的供應商開發、詢價、定點擁有一定的決策權，但是采購經理如果不熟悉公司的戰略供應商或者核心供應商，是不利于業務管控的。
所以采購經理應該經常走訪供應商，與供應商交談，提前把自己的戰略思想（比如將來要優先發展近地供應商，實施JIT等等）和當前面臨的困難（比如庫存太高，賬期壓力大）跟供應商交流，以便盡早得到供應商的支持。側面傾聽供應商對您的公司和對口的采購員的評價，提前發現問題、規避風險。
在公司需要開發新的供應商時，采購經理要敢于推薦優質供應商，以便了解采購員在招標和定點過程中是否保持了公平性和透明性。
4、抓項目進度
采購經理應該學習QRQC（Quick Response Quality Check）的方法，每天早上跟每一位下屬溝通昨天任務的完成情況和今天必須完成的任務，及時為下屬提供解決方法，確保各項任務及時完成。如下表所示。





（1）針對上表中的任務1，采購經理可以每天了解一下進度，不必浪費時間參與；
（2）針對上表中的任務2，采購經理必須要知道在哪個環節進度受阻，比如在認證與評估環節，因為供應商質量工程師沒有時間考察新供應商，導致項目拖延。這時采購經理需要出面跟質量部經理溝通，協調資源。之后依舊讓采購員乙主導項目即可；
（3）針對上表中的任務3，采購員丙已經搞不定了，采購經理必須要親力親為。造成紅項的原因可能是ERP系統搭建混亂，采購員無法取到必要的數據，比如無法計算預算目標完成率。這時為了追趕截止日，采購經理需要全程指導采購員查閱所有紙質文件，手動統計預算目標完成率，最終完成季度部門KPI報告。
5、抓崗位技能評估
采購經理應該時刻關注員工技能與崗位要求的差距，盡快通過培訓、指導等方式提升員工技能，才能保證績效。
下圖為常見的員工技能差距分析表。






表中傳遞的內容如下：
（1）采購員甲是個工作經歷不長的年輕人。語音能力比較好，但是采購技能比較欠缺，喜歡溝通和協作，是個值得培養的好苗子。采購經理可以為其安排采購技能的培訓，或者指定一位好師傅，幫助甲彌補不足；
（2）采購員乙是個工作蠻久的采購。由于英語很差，即使采購技能較強，始終沒有升遷機會，因為他與人的溝通和協作都很差勁。對于這種員工，采購經理可以強制他必須在1-2年內苦學英語，同時給他做輔導，幫助他理解溝通與協作的必要性。如果1-2年內不見效果，最終只能考慮辭退該員工；
（3）采購主管丙是一位升遷很快的主管，雖然工作經驗不是很多，但是他的語言能力超強，采購技能比較不錯，特別善于溝通和協作，能夠勝任一線管理崗位。在其進一步積累工作經驗之后，采購經理可以把他做為接班人培養。
（4）采購主管丁是一位“老”主管，語言能力不錯，但是采購技能跟此崗位技能比稍微弱了點，跨部門的協作也稍微差了點，培訓下屬的能力也不強。采購經理需要提醒他注意自己的短板，在工作中提升。
注:
在管理崗位，比如采購主管，一般不會出現紅項，除非前任領導真的是選錯了人或者新任領導想要換人。因為這部分人往往是因為業績突出、受人認可才會被升遷。
反過來想，如果員工看到領導給自己打紅項，要判斷是不是請我走人的潛臺詞。
所以采購經理給每一個人所打的每一個分數必須慎之又慎，如果出現黃項或者紅項，必須能夠向員工解釋清楚，讓員工能夠接受，以免產生猜疑。
6、抓合規
有的經理想說我把自己管好了就行了，員工犯錯需要自己承擔惡果。
然而現實中沒有這么簡單。
當一位員工因為合規問題被舉報，為了自保，他往往會說是部門經理指使他這么做的。雖然沒有任何證據，但是至少一半人會相信，另一半人會半信半疑。
那么怎么抓合規？小姜分享三個技巧。
（1）在比價時，檢查不同供應商的報價單的格式是否過于相似。
串標的供應商一般都會露出馬腳，比如使用相同的格式，只是修改里面的幾個數字了事。
（2）大額的訂單或合同總是在你休假或者出差時被審批掉。
因為你學到了管好團隊的方法，有些采購員不敢讓你審批有貓膩的訂單。只能等到你休假或者出差時，找不那么嚴格的主管或者總監批掉，企圖渾水摸魚。
所以除了監控自己審批的訂單，采購經理還應該查看別人替你審批的訂單或者合同，以便發現不合規的蛛絲馬跡。
（3）對比歷史價格。
有些采購員知道KPI的規則，以為完成KPI就萬事大吉了。
在采購預算較為寬松的項目上，提高價格、意圖牟利。
所以采購經理要查看歷史采購價格，看看價格有沒有上漲。如果上漲，要求采購員說清楚為什么上漲，要時刻保持警惕。
綜上所述，采購經理必須充分掌控整個部門的工作和人員，才可以考慮完善流程、適當授權并為員工制定激勵政策，以便錦上添花。
好了，今天的分享就到這里！
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