一． 外貿平臺日常操作內容

（一）組成人員：

老板----定目標 盯結果-

望遠鏡----全面的看待市場和使命，要有前瞻性；追求結果的同時，注重培育良好業務員良好的操作習慣。

外貿經理（可能和老板是同一個）----盯目標、抓過程、勤匯報

平面鏡----幫助業務員做好工作，真實看待，時刻檢查工作，及時向老板匯報操作進展。

外貿部業務員----做過程，強有力地正確執行、勤匯報

顯微鏡---做好過程，把事情做細，從小處入手，精細的做好每一件事情！遇到解決不了的問題，及時反饋，尋求解決，不要拖延。

共同的關鍵詞：開心、付出有回報（個人能力提升和經濟收入）。

阿里客戶經理：幫助監督過程，協調各部門、引導、激勵，給予建議。

（二）操作規范

業務員職責

1.準備報價單：

A.報價單采用文本形式，其優點文件小，不易受電腦病毒感染，海外買家更愿意接受。

B 報價單的確定需有生產部門和銷售部門的協助，大家經過詳細分析，最后確定。爭取同一產品能有針對不同地區或特點客戶的多種報價，如一般來講中東和東南亞地區的客戶對價格特別敏感，要求第一次報價就有競爭力，而美國的客戶對產品的附加值和服務比較關心，報價時就要考慮這部分的成本，同時要向客戶說明。

2.準備電子樣本、圖片：由于您公司的產品目錄上的產品圖片攝影已非常專業，因此對其進行掃描處理，當然如有需要，還可進行重新拍攝。您公司需對每份產品進行詳細表述，產品描述應該包括產品名稱、規格、型號、最小定單量、關鍵人、價格、國際認證和技術參數等信息。

3.準備實物樣本：需由設計和生產部門配合，每件產品要提供高質量的樣品，便于寄樣。

4.接收客戶詢盤：具體操作人員每天至少三次收發email (早中晚各一次)，出差時請指定有關人員代為接收和處理查詢。

5.詢盤回復：

a. 確保回復每一個查詢，不要覺得希望不大就忽略查詢，重要的是和潛在的買家建立良好的溝通，而不是立即有訂單。

b. 及時報價：一般無特殊情況，客戶的每次詢價提問確保在一天內完成，盡量爭取在兩小時內完成，同時要確保報價準確，如果需要，報價時連同電子樣本、報價單一起發出。

c.回復時盡量告訴買家我們能為他做什么,扼要介紹公司并強調優勢所在,完整填寫公司名稱、創辦年份、總資產、年銷售額、獎項、聯系人、電話和傳真等，讓買家感覺我們是一家很正規的公司。

6. 詢盤整理：由阿里巴巴提供專業的客戶管理工具。具體操作人員每天在買家發出查詢后,

第一步：接收和評級, 將所有詢盤按A`B`C`D`級進行保存

第二步：建立買家數據庫：

l 定期向買家發送市場資訊，行業動態，公司新聞

l 隔些日子，向買家發送最新的產品或最熱門的產品，并通知買家到網站上去看；

l 新產品開發：尋求買家對新產品的要求和建議，或按照買家的要求定做新產品

l 出差拜訪客戶；利用買家數據庫找出目的地的客戶，并查看每次聯系的記錄，與買家約時間溝通；

l 參加商展；利用買家數據庫通知買家攤位號，帶上商展的最新樣品，追蹤表格。按照買家反饋與買家約見面；

l 利用買家數據庫寄送最新的樣本，樣品和節日問候及正常性商務問候；

l 利用買家數據庫進行統計工作；了解客戶源實力，地域，性質和最受歡迎的產品。

注：A級：有明確意向，成交可能性較大的客戶。

B級：有意向，但有些猶豫，需要通過努力才能爭取的客戶。

C級：有意向，但屬于長線采購，周期較長，不確定因素較多。

D級：意向不明確，但也有可能成交。

如果需要，每月由具體操作人員將所有A級客戶名單及具體情況提交給企業營銷負責人。

7.客戶跟進：按ABCD級進行。

A級：每周2次

B級：每周一次

C級：每半月一次

D級：每月一次

1) 將所有的客戶資料（如老客戶、展覽會認識的客戶）放入excel客戶管理系統中，而不只是來自阿里巴巴的郵件查詢。

2) 每次收到一個陌生的郵件查詢、電話或傳真時，先在客戶管理系統中查找他以前有沒有和您聯系過，問過產品，如果以前有過聯系，當時的進展如何？在對該客戶的情況有一個基本的判斷，進行更有效的后續跟進；如果該客戶以前沒有聯系過，則將他的資料錄入到系統中。

3) 系統地跟蹤每一個查詢，一般每半個月至少和客戶聯系一次，如果有參展、新產品發布或促銷活動，通知客戶，有可能的話盡量邀請客戶去會展現場面談。

4) 經常利用客戶管理系統來發直郵給所有問過產品的買家。

5) 常發新產品附件給買家。

6) 從節省成本角度出發，合理利用電話、傳真、郵件。

TEL電話：針對A級客戶了解詳細的情況；

FAX傳真：傳真查詢用傳真回復（12小時以內）；

POST：給買家提供最完整的資料，用特快專遞寄資料，設計一個反查詢表格隨信件一起發過去。

8. 客戶要求寄樣品：

a. 電子樣本。先寄電子樣本給客戶，因為速度快而且成本為零，還有樣本可隨時更新。

b. 真實樣品。樣品郵寄費一般采用樣品免費，快件費倒付方式，如果客戶對產品確有誠意，他會主動提出倒付，這樣的客戶希望很大，關鍵就取決于樣品質量了。如果樣品量大，可以讓買家先由T/T方式匯到貴司帳號。

外貿經理職責

1．為業務員開通并分配子帳戶，新人員上崗要及時開通帳戶。員工離職立刻將帳戶凍結，轉移該帳戶下的客戶資源并分配給其他業務員。提醒業務員做好客戶解釋工作。

2．新人員上崗培訓，培訓內容為阿里巴巴日常操作。產品信息發布和更新，引導外貿人員使用公司統一外貿報價模板。將新同事介紹給其他外貿同事和其他部門同事。做好配合。

3．協助外貿人員制作公司統一對外宣傳電子模板、電子報價單、產品目錄。做好備份和更新工作。

4．組織學習和培訓，接待阿里巴巴服務人員，組織外貿人員座談，將操作問題及時反饋出來，并做好記錄。當收到阿里巴巴外貿業務培訓和管理培訓時，及時將培訓內容通知外貿業務員，無特殊情況一律參加培訓。管理培訓信息報告老板。

5．監督與匯報。

通過阿里巴巴統計數據監督外貿業務員日常操作情況。每周六下班前以書面的形式將一周的工作情況和相關數據匯報老板，包括一周跟進的客戶，重點客戶情況等等（見附件--）

7．營造良好的工作和學習氛圍，要與每個業務員保持相對獨立關系，不搞小團體。向老板負責。



老 板

關注結果的同時，更加關注過程。

1． 每周（原則上是每周三和周六下午）抽時間聽取外貿經理匯報外貿人員操作情況。包括新客戶開發、重點客戶跟進、外貿人員操作中遇到的困難。及時做批復。

2． 定策略，包括報價策略，產品規劃和開發。為外貿人員提供好的外貿配套條件。創造良好的溝通氛圍。

3． 組織人員對業務和產品不熟悉的業務員進行產品培訓、工廠實習。

二． 外貿部門規章制度



為了更好的發展公司外貿業務，提升外貿業績，同時幫助外貿人員更好的成長，特制定如下條例

1、薪資制度

工資組成：基本工資（每月發放）＋外貿業務提成（每季度或半年發放一次）+ 獎金（每年發放一次）

提成根據外貿業績，計算提成

獎金根據每季度阿里有效利用率和工作態度及方法綜合而定,獎金額度不少于整年的工資。

2、外貿部作息時間：

考慮到國外買家的工作時間跟國內工作時間的時差問題，特調整公司外貿部作息時間如下：

上午：09:00－11:30工作

中午：11:30－13:30休息

下午：13:30－17:00工作

晚上：17:00－18:00休息

晚上：18:00－20:00工作（不做限制，公司鼓勵晚上加班聯系客戶）

周日休息

如果有特殊情況，需向公司老板請假說明.

3、外貿部的學習培訓：

為了形成公司內部學習和交流的良好氛圍，達到互助提高的效果，公司鼓勵交流，學習和互相幫助，比如：阿里巴巴公司提供的業務培訓要求必須到場，而且做好學習筆記，阿里巴巴后臺外貿服務部要充分利用，加強和阿里巴巴外貿服務人員的溝通和學習，好的意見要充分利用，幫助自己提升業務能力和業績；



4、客戶跟進管理制度

要求每個業務人員，把自己聯系中的客戶進行軟件管理，把每個客戶每次跟進的情況，在軟件平臺進行管理和記錄，老板會定期查看；也方便自己有效管理客戶。一周內的新客戶必須在當周至少聯系一次，對于客戶必須進行等級管理，較高級別以上的客戶每月至少聯系5次（任何形式）。

5、工作報告的提交

公司制定統一的工作匯報表格，每周六下班前由外貿助理分發。業務員應及時填寫提交：

（1）本周工作回顧；

（2）本周重點開發的客戶以及重點跟進客戶（要求說明，客戶公司名稱，地址，主要聯系人，電話，E-mail，客戶跟進情況詳細描述）；

（3）工作總結：本周工作中發現的問題，包括公司內部的問題，自身存在的問題，改進方法，公司如何給予支持；自己業務員心態的變化及感受。

公司制定的外貿部管理條例，每位應員工認真執行，有意見可以及時向老板提出，在以后的實施過程中，可以及時補充目的是為了更好的提升個人和公司業績，建立良好的工作氛圍。若暫無其它意見，公司管理層和外貿部人員可以簽訂制度共同遵守執行。