關(guān)于作者：王星（Stellar），在西安生活和工作。從事外貿(mào)近10年，擅長海外項目管理、學(xué)習(xí)型團隊打造和商務(wù)英文寫作。上市企業(yè)國際市場CMO，焦點商學(xué)院特約講師，外貿(mào)公司咨詢顧問。

以前，項目進行到關(guān)鍵點，直接辦簽證、訂機票，飛到客戶的所在地和他面對面洽談，順帶把剛接觸的客戶關(guān)鍵人一并拜訪，是外貿(mào)人的常規(guī)動作。

但現(xiàn)在，自己出國拜訪的風(fēng)險和成本極高，客戶入境考察和面談的難度也極大，有什么好的方法能依舊保持和以往一樣的溝通效果呢？

沒錯，就是線上會議。

我們做銷售的外貿(mào)人，這一兩年都已經(jīng)熟悉了各類線上會議軟件的使用。我自己的手機和電腦上就裝了付費的、免費的遠程會議軟件將近十個。

而許多外貿(mào)小伙伴在和不同客戶開展線上交流，或者同一客戶進行多次會議洽談后，都會從內(nèi)心發(fā)出感慨：要是能出差就好了。

與其說是感慨，不如說是抱怨。但抱怨毫無意義，因為它已經(jīng)成為常態(tài)。一句話：疫情下，線上會議開得好，訂單依舊跑不了。

這篇文章就詳細來說說線上會議。

01 基本點

當(dāng)一件事情的結(jié)果并沒有因為形式和工具的多次轉(zhuǎn)變而發(fā)生質(zhì)的變化，說明問題本身并不在形式或工具。

外貿(mào)人首先要自查的是，我們是不是把許多工作沒有做到位的鍋，都推給了疫情？不論當(dāng)下還是之前。

換句話說，海外出差拜訪，即便在沒有疫情的時候也不是隨時都可以執(zhí)行的。科學(xué)、高效地開好線上會議，最大化發(fā)揮它的作用，是當(dāng)下外貿(mào)人需要進化出的一個硬本領(lǐng)。

先拋出個問題：你所負責(zé)的客戶所在的國家，現(xiàn)在幾點了？

對老外貿(mào)，尤其針對老客戶而言，這肯定不是個問題。但對于經(jīng)驗不足的外貿(mào)人，在開拓新市場接洽新客戶時，對全球的時間分布得有一個基本概念。

這個事兒直接關(guān)聯(lián)到一個外貿(mào)人一天的工作安排、節(jié)奏和精力分配。

如果是亞洲國家，包括澳洲，沒有時差，或者時差在一兩個小時的，就意味著我們和老外的工作節(jié)奏基本同步，早晨一到辦公室，交流就已經(jīng)開始。

如果是西亞國家、非洲國家、中東國家，四五個小時的時差，國內(nèi)中午上班時間一開始，一天里最實在的商務(wù)交流也就開始了。

如果你負責(zé)的客戶區(qū)域比較多，每天下午3點到下班時間是開展線上會議的絕佳時間。

老外要么是帶著昨天的問題，今天一上班就開始找你探討；要么是到辦公室后工作了一會，看完你昨天的郵件和提供的材料后開始反饋。而上午，就是我們留給自己的時間窗口，去準(zhǔn)備應(yīng)對客戶的問題所需要的的資料、技術(shù)、話術(shù)等。

負責(zé)美洲區(qū)域的外貿(mào)人，是最辛苦的一群人，基本是對時。我們需要把晚上12點前的兩三個小時留給美洲客戶。或者是前一天做好材料，第二天早7點前就打開電腦，抓住他們下班前的時間，進行幾輪溝通。

國外匿名雇員交流平臺Blind針對軟件工程師群體每天有效工作的時間曾做過一項調(diào)查，得出的結(jié)論是：包括谷歌、eBay等公司的工程師，每日平均有效工作時間不到3小時。

連國際知名公司的工程師們都是這種情況，何況我們外貿(mào)人面對的海外采購和技術(shù)呢？

將所負責(zé)區(qū)域客戶的時間了解清楚，調(diào)整自己，適應(yīng)客戶，讓雙方都在最好的狀態(tài)下開展線上交流，是一個基本點。

看一個外貿(mào)人對負責(zé)區(qū)域時差的了解程度，就看他手機里，打開時鐘→世界時鐘，看看添加了哪些城市。

02 基本功

說完了基本點，還有一個能確保開好線上會議的基本功，就是PPT的宣講。

為什么說這個是一項基本功呢？許多手持專四甚至專八英語證書、書寫基礎(chǔ)很扎實的外貿(mào)人，都苦惱于客戶接待、電話溝通這種直接的交流方式，總覺得自己不敢說或者說不好。

解決這個問題的根本方法，就是不斷地練習(xí)講PPT。

展示用的PPT沒有所謂的模板，行業(yè)不同，公司不同，個人風(fēng)格不同，客戶的情況不同（針對他想看的內(nèi)容進行準(zhǔn)備），材料當(dāng)然也不同。

一場前期的介紹性線上會議，一般不超過30分鐘的雙方各自宣講是必不可少的環(huán)節(jié)。公司的基本介紹讓客戶知道你是誰，產(chǎn)品路線圖向客戶展示我們有什么，并且后續(xù)是如何隨著市場發(fā)展規(guī)劃產(chǎn)品系列的。

針對客戶所需產(chǎn)品或主推產(chǎn)品的亮點進行單獨介紹，是為了讓對方知道我們是有備而來。技術(shù)、服務(wù)能力的突出之處講解是綜合能力的體現(xiàn)，再加上海外其他區(qū)域的成功案例，以及市場支持和售后服務(wù)部分，就構(gòu)成了一份前期展示用PPT的基本框架。

首次給客戶講解PPT時，從對方網(wǎng)站上找到他的LOGO，連同自己公司的LOGO放在PPT首頁的兩側(cè)，以及對方和中國國旗放在尾頁，配上一張握手的圖片，宣講的時候最后提一下，我們不僅期望公司層面的合作，我們更期望能為你們國家這個行業(yè)做出一些great things，是向客戶展示我方商業(yè)大格局的好辦法。

練，不斷地練。公司內(nèi)部，外貿(mào)團隊內(nèi)部，情景模擬，給外貿(mào)同事講，給技術(shù)講，大家輪流上，相互打分評比。

這些內(nèi)容都熟記于心，說得滾瓜爛熟以后，技能問題連同怯場的心理問題都能一并解決。

此外，宣講切記過長，沒有人能不厭其煩地聽我們講完一個幾十頁的PPT。這個環(huán)節(jié)里我方能占用的時間最多也就10-15分鐘。提煉出精華，縮減到10頁以內(nèi)，是對對方的尊重，更是一門藝術(shù)。

03 基本理念

基本點、基本功都說完，再說一個基本理念：當(dāng)下做外貿(mào)，大項目也好，小商品也罷，時時刻刻都得想辦法找機會和老外開線上會議。

什么意思？我們通過一次客戶開發(fā)和推動的過程來闡述。

當(dāng)你身處一個行業(yè)，帶著公司的產(chǎn)品，通過各種途徑包括但不限于開發(fā)信、cold call、社媒等搜索到了一家目標(biāo)客戶，聯(lián)系到了關(guān)鍵人，發(fā)去了公司的產(chǎn)品介紹樣冊后，對方表示有興趣，就可以開始推動線上會議這個事兒了。

如果是收到的詢盤或者新項目信息，前邊的開發(fā)環(huán)節(jié)都省略掉，更沒得說，先發(fā)去產(chǎn)品基本信息，讓對方有個初步了解后，問對方：我們是不是開個遠程會議？

也就是說，線上會議分為兩類，一種是推薦會，就是基本展示和交流。一種是推動會，有了具體的需求信息，奔著合作去的。

根據(jù)我的經(jīng)驗，除了會議形式有兩種，客戶也會分成基本的兩類。對方是小公司，開會跟你交流的老外頂多兩三個，甚至就是跟你前期交流的那一個人。對方是大公司，許多事他一個人做不了主，需要向他的領(lǐng)導(dǎo)以及多部門進行匯報。

在這個階段里，不論是什么客戶，線上會議的目的有三個：讓對方知道公司和產(chǎn)品的情況，讓對方知道我們的服務(wù)水平，為后續(xù)的商機做推動。

總結(jié)一句：不論客戶是小公司還是大公司，不論是要幾十美金的樣品還是千萬級的大項目，線上交流和線下接待或者實地拜訪一樣，能讓自己在眾多供應(yīng)商中脫穎而出，能讓對方建立起和我方合作的信任感，就能實現(xiàn)千里之外的決勝。

04 來實戰(zhàn)了！

當(dāng)確定了一個線上會議的時間點后，你作為協(xié)調(diào)線上會議的人，要做的動作有：

01 以文檔形式起草一個會議內(nèi)容的框架，就是Meeting Schedule。

包括：

• a.雙方各自介紹：Presentation from each side

時常30-40Mins. 我方用時10-15Mins，同時問下這個環(huán)節(jié)是不是由你們先講，邀請對方優(yōu)先，這不光是禮儀，對方講完他們的情況后，我們在講的時候可以適時調(diào)整所說的內(nèi)容，更貼合他們的業(yè)務(wù)，突出重點。

• b.當(dāng)前議題探討：Subject Discussion for xxx

如果已經(jīng)有了需求和項目，就直接詢問情況，所有之前沒了解清楚的都問到：項目的來源、執(zhí)行的時間、項目進度、大致采購的數(shù)量等。如果只是初步的交流，這個環(huán)節(jié)更改為Local Market Discussion，借機探討當(dāng)?shù)厥袌龅那闆r，進一步了解對方的業(yè)務(wù)規(guī)模、商業(yè)模式、盈利點等。

• c.

問答時間：Q&A

自由討論：Free/Open Discussion

值得注意的地方是，如果對方是大公司，提到不止他一個人會參加會議，一定要提前把做好的PPT發(fā)給對方先看，問他建議，由他來確認終稿。討教，是快速建立信任感的基礎(chǔ)。

02 提前確認參會的人員。

向?qū)Ψ奖硎荆宋視⒓訒h以外，我公司的領(lǐng)導(dǎo)層，以及來自市場、技術(shù)、研發(fā)、認證多部門的同事都可以參加，以便更詳細和全面地進行交流。

然后詢問對方誰會參加。當(dāng)然線上會議并不是數(shù)人頭大會，針對要探討的議題，產(chǎn)品方面有一個產(chǎn)品經(jīng)理，技術(shù)方面有一個技術(shù)工程師，市場口除了自己外加一位具備更高決策權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)，都是很有必要的。

我們的目的是向客戶表示誠意，展示姿態(tài)，提高會議規(guī)格。劉邦能決勝千里之外，靠的是張良、樊噲。公司的技術(shù)，研發(fā)，甚至自己的領(lǐng)導(dǎo)就是我的張良，作為協(xié)調(diào)人，發(fā)揮出他們的價值。

當(dāng)然別忘了告訴對方，你將作為主持人整體控場，讓對方明確參加人的姓名、職位，這樣的好處是，通過一個聯(lián)系人一下子了解到了他公司的團隊。

03 介紹產(chǎn)品時提前準(zhǔn)備好樣品。

當(dāng)講到產(chǎn)品時，配合PPT將產(chǎn)品在電腦的攝像頭前亮出來，讓所有人都看到。眼見為實才能帶給人真正的信任感。

同時別忘了，有備貨強調(diào)備貨有多少，沒有備貨強調(diào)針對多少量、生產(chǎn)周期可以鎖定的時間，交付能力是外商非常在意的一個點。

04 告訴對方，會議結(jié)束后會立即發(fā)送出會議紀要，就是MOM。

提前做好會議紀要的文檔，會議時一定做好記錄。如果自己把握不住，安排專人做記錄，會議后大家內(nèi)部快速匯總，然后發(fā)給對方。別小看這一個動作，快速的會議記錄反饋，能夠從側(cè)面讓客戶能感受到我們同樣高效的服務(wù)能力。

以上是作為線上會議的統(tǒng)領(lǐng)人，前期要和客戶進行溝通以及籌備的內(nèi)容。

05 重要Tips

另外還有幾個Tips，在此一并分享。

01 如果會議人不多，對方只有2-3人的情況，可以有個活潑的開場。

對當(dāng)?shù)氐拇笫孪茸鰝€了解，提上一兩句。疫情是一個好話題，問問對方疫情的情況，疫苗也是一個好話題，表達下關(guān)心。

如果是將近10人或10人以上的會議，人齊了以后直接切入主題，不能多說。從外方的角度看，他們可能有些同事之間都不熟悉，是被要求來參會的，只想盡快結(jié)束會議去干自己的活兒。閑話一多他很可能會立即打斷，場面很尷尬。

摔了跤才知道疼，是的，我經(jīng)歷過這樣的情況，當(dāng)時真想挖個洞鉆進去。

02 會議開場時作為主持人，告訴對方，因為用的是遠程會議軟件，不排除出現(xiàn)掉線的情況。

如果掉線了，會重新進入的。而我們要做的工作是，和同事都在一個會議室的情況下，不光是自己的電腦，身邊的同事也開一臺電腦進入會議室，以確保自己如果掉線，旁邊的電腦馬上取消靜音可以接著講。

我曾經(jīng)籌備了一個多月，在非洲一家中間客戶的指導(dǎo)、推薦下，參加一場由他們舉辦的多家供應(yīng)商和終端客戶的推薦會，每家只有10分鐘時間。改了六、七版的PPT，文稿練了許多遍，語速控制在10分鐘之內(nèi)。

終于等到當(dāng)天晚上11點開始，剛一上線，會議室里客戶方有30多人，招呼一打完我電腦上的會議軟件就死了。重新啟動軟件，我點鼠標(biāo)的時候手都在發(fā)抖。

再進入會議室時屬于我的presentation時間已經(jīng)結(jié)束，是中間商共享他的屏幕給終端進行了講解。那天，晚上將近12點，公司碩大的辦公室就我一個人，腦子空白了很久。

說清楚情況后中間商反倒不停地安慰我，說會議后會專門把我的PPT發(fā)給終端客戶，并且告訴我，Misfortune might be a blessing in disguise（塞翁失馬焉知非福）。也許再年輕幾歲我會哭出來。

03 面對非常苛刻的問題，一律不做現(xiàn)場回答，留到后邊單獨溝通。

這極其考驗公司的應(yīng)變能力。

比如會議談得不錯，對方直接提出要簽訂獨家代理協(xié)議。我們在現(xiàn)場可以這樣說：這個事情我們需要向公司更高層領(lǐng)導(dǎo)匯報，也還有許多其他事項需要探討，是否可以先簽訂一個基本的合作協(xié)議呢？

再比如對方有技術(shù)人員問到非常專業(yè)和細分的技術(shù)問題，當(dāng)時解答不了，可以向?qū)Ψ奖硎?b>針對此問題我們會后做個詳細解答，同時還有什么技術(shù)問題一并提出，我們都會一一解答。

張弛有度，靈活應(yīng)變，以對方滿意為主，同時為后邊留出余地。

04 將線上會議這種形式作為和客戶溝通的常態(tài)。

前邊我們說要想著法兒地去開線上會議，比如首次交流后，留下了一些更高級別的合作問題，可以和客戶約定下一次會議時間，表示我們到時會有更高層的管理人員參加，以推動他去邀請高層過來。

商務(wù)開始了，報價單發(fā)過去后，表示約定時間對報價的詳細內(nèi)容進行一次講解。技術(shù)方案做好了，發(fā)過去后同樣表示線上交流一次，詳細講解。尤其和大項目的客戶，穩(wěn)固合作的客戶，隨著項目推進，每周固定下來線上會議時間。

人的習(xí)慣都是培養(yǎng)出來的，把固定時間線上開會這個事兒，培養(yǎng)成客戶的一個習(xí)慣。

疫情下，出境入境，14+7，甚至更長的隔離時間，鮮有外貿(mào)企業(yè)能承擔(dān)如此的風(fēng)險和成本，我們也是沒有辦法。開好線上會議，決勝于千里之外。

（本文轉(zhuǎn)自焦點視界公眾號）