單證是整個外貿工作的核心.新手通過學習單證,可以很清晰地將整個外貿環(huán)節(jié)串聯(lián)起來.

　一,外貿單證的種類與使用
　　
　　外貿實務中,單證的制作與出具人通常有出口商,出口國的商檢等機構,貨運公司以及進口商,一般規(guī)定是英文或中英文對照.外貿常見的單證有:

　1.合同(CONTRACT)

　CONTRACT是統(tǒng)稱,買賣雙方均可出具.如系賣方制作,可稱為銷售確認書(SALES CONFIRMATION),買方出具則可稱為采購確認(PURCHASED CONFIRMATION).除了與國內銷售合同相同的要素如買賣雙方名址,簽訂時間,地點,交易貨物品名,付款方式,違約責任以外,還可以根據不同產品的特點附加條款.此外,正式的外貿合同,往往還有更詳細的約定,比如信用證條件下的信用證開證要求,對各種不可抗力的規(guī)定等細則.

　對于容易在裝卸和儲運過程中發(fā)生短缺的散貨如礦產,糧農副產品等,合同中往往還會附加"溢短裝"條款,即允許在合同總數(shù)量和金額的基礎上,有若干幅度的差異,最后按照實際交貨量來結算.比如"5% MORE OR LESS ALLOWED",即允許多交或少交5%.

　理論上,合同應該"一式兩份,雙方各執(zhí)一份經簽章的正本為憑",可在外貿實務中不大苛求照搬執(zhí)行,一般的傳真件也就行了,作為備忘錄.更多的還是依靠商業(yè)信用,以及預付款,信用證等實質的把控手段.合同本身反倒顯得不重要了.也正因為如此,一些國家的客戶甚至制作固定合同,并留下"信用證開出后生效"等條款,進一步淡化合同的約束力,到處散發(fā)作為詢價工具.碰到這樣的合同,不必當真,預留時間,等到信用證收到再有所行動不遲.

　2.發(fā)票(INVOICE)

　或稱商業(yè)發(fā)票(Commercial Invoice).外貿的"發(fā)票"概念和國內的財務發(fā)票完全不同.外貿發(fā)票是出口商自己制作,出具的文件,用于說明此票貨物的品名,數(shù)量,單價,總值等,以及其他一些說明貨物情況的內容.發(fā)票格式不拘,但必須包括上述要素,并全名落款.

　發(fā)票必須注明一個發(fā)票號碼(自己擬定),出票時間.可以按照需要一式幾份,由若干正本和副本組成的,應注明"ORIGINAL","COPY"字樣.

　發(fā)票的末端通常有E.&O.E.字樣,意為"有錯當查",即此份發(fā)票如有錯漏允許更改.

　發(fā)票的樣本見式樣2.

　3.形式發(fā)票(PROFORMA INVOICE)

　樣式近似商業(yè)發(fā)票,幾乎可以直接把商業(yè)發(fā)票過來,標題改為"PROFORMA INVOICE"即可.形式發(fā)票的用處,一是類似于單方面合同,作為報價和確定交易的工具.一些國家的客戶喜歡"確認形式發(fā)票"的形式作為合同.因此,除了和商業(yè)發(fā)票相同的內容外,還可以根據需要在空白處以"REMARK"加注的形式增加條款,比如交貨期等等,以進一步落實交易.此外,對于那些需要進口許可或外匯使用額度的交易,客戶也需要形式發(fā)票來做前期申請.

　在采用國際快遞寄送貨物的時候,也需要附上形式發(fā)票,作為快遞公司統(tǒng)一報關計用.

　4.裝箱單(PACKING LIST)

　與外貿發(fā)票對應,性質一樣,主要用于說明貨物的包裝情況,如品名,數(shù)量,包裝方式,毛重,體積.視產品類別的需要還可以加上其他詳細說明,如凈重等.

　樣式與發(fā)票相仿,只是不需要注明貨物價值.通常也需要若干正本和副本.

　樣本見式樣3.



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