在國際貿易中，訂艙代理是指外貿企業為了節省成本，委托訂艙代理公司對租艙和訂艙工作進行辦理的流程。通過訂艙代理公司的操作，大大的提高外貿工作效率。但對于在跨國外貿業務上的做對外貿易的賣家而言，賣家不需要委托訂艙代理公司操作租艙訂艙的事宜。

盡管如此，對于一般外貿企業而言，委托訂艙代理公司進行辦理租艙訂艙的一切事項，可以為貿易網站帶來更多的業績，因此，訂艙代理對于交易事項而言，同樣很重要。

貨運代理業務員在因外配訂艙面對的是每一單不同的船東或貨代，根據各家不同的操作規定提供海運服務。

取得訂艙確認注意事項
通過不同的方式收到船東或貨代的訂艙確認單后，將S/O上相關船東或貨代的資料刪掉，在SO上注明客服/單證聯系人員的電話，傳真以及郵件地址，再將SO傳真給予客戶。若客戶要委托拖車裝箱跟報關的，先于提前1-2天安排落實好拖車計劃與報關事項。

船代和訂艙代理區別
船代，是說明船公司的代理，和船公司是有合約的。而訂艙代理呢，是能向船公司訂艙的。此外，貨代又分一級貨代，二級貨代，三級貨代。船代就是一級貨代，有自己的船，訂倉代理應該是二級貨代，自己沒有船，向船公司訂。

此外，船代主要是功能是替船公司協調港里的事情，EDI錄入，港內加載，它主要是面對船公司。

訂艙代理：很多船公司都有自己的訂艙代理，之所以這樣做是船公司把簽單和結費的風險轉移到自己的訂艙代理那邊，當然是要給訂艙代理一部分傭金，提單出來后，由訂艙代理來取簽發給客戶，船公司不會管海運費是否收上，提單是否放錯，只是每個月去訂艙代理那去劃賬就可以。

訂艙對象及方式
以價格優先，航線好為宗旨，選擇有優勢的船東或貨代訂艙。

訂艙方式：以書面訂艙（填寫訂艙單）
1、訂艙代理指定的托運單格式
2、非指定的訂艙格式（中海托運單的格式）

審核托運單訂艙注意事項
在收到經運價中心審核過和訂艙單后，開始訂艙工作，注意審核訂艙單必須提供以下內容：
1．貨名或貨類
2．重量，體積（拼箱必須提供的大約數）
3．起運港/卸貨港/目的港（必須清晰明確）
4．付費條款
5．運輸條款以及特別注意事項的要求