出口代理的工作范圍可以分為六個主要部分：（1）聯絡；（2）展前客戶聯系；（3）單證辦理及通知現場代理；（4）最佳運輸；（5）現場支持；（6）展后處理/回運；

    1、聯絡

    為了進行有效的聯絡，協會成員必須都能夠使用英語進行聯絡。所有代理都必須有員工可以說流利的英語。聯絡的第二個因素是設備。所有代理都必須有常設的國際直線電話、電傳和傳真設備。一些發展中和第三世界國家政府可能限制使用傳真，這種情況除外。在其他無限制的情況下，本節所列設備是必備的。最后一個要求也是很明顯的一個要求，但是卻不時被忽略的要求是所有代理必須有一個明確的同郵政地址，因為代理可能還有其他業務和其他地址。

    2、展前與客戶聯系

    在6個工作部分中，這一部分可能是最關鍵的。因為這一部分工作中任何一項未完全做好都會給展出者的展出工作帶來麻煩。

    作為協會會員的出品代理給展出者的要求必須是內容明確、簡潔（展出者不會閱讀空洞冗長詞句），最重要的是不能有歧義。要求必須使用展出者的語言。出口代理有義務安排翻譯（由現場代理或展覽會組織者發出的）基本運輸要求，在任何情況下，不允許出口代理將運輸要求原封不動地轉給展出者。

    當然，在一些情況下語言困難、在更多情況下缺乏地方和技術知識使基本運輸要求閱讀不易。作為協會會員的出口代理要努力將要求翻譯的清楚、全面，使展出者能讀懂。

    要求必須包括以下內容：報關員教材

    （1）單證文件。世界各地的現場代理需要辦理許多不同的單證文件。因為需要準確的單證說明，最好有樣本。要建議展出者利用ATA通關單證冊以最大限度地減少單證文件，并出具“授權簽字和修改函“

    必須讓展出者完全了解手續規定，包括從本國出口并進口到展覽會所在國，以及辦理手續所需的時間。

    （2）包裝/標識。出口代理應當了解運輸方式和路線，必須讓展出者知道展覽會所在國有關包裝的規定，并注明對特殊貨物的包裝標準。出口代理必須確保所有包裝都按基本要求印有標記。

    （3）截止期。截止期必須明確，并被執行便貨物能按要求的時間運到目的地。截止期必須包括所有選擇，也就是空運截止期、海運截止期、陸運截止期和鐵路運輸截止期，以及拼裝或整裝運輸截止期。出口代理必須在展覽會開幕前至少90天提出截止期要求。這對于需要遠程海運的運輸尤其重要。

    （4）其他情況。還必須讓展出者知道有關其產品和展覽會所在國的任何特殊規定，也就是：限制的物品、隨時攜帶的物品、進口特別要求或審查等等。同時，對進口或重要的任何限制也應當告知展出者。

    3、辦理單證文件以及通知現場代理

    貨物啟程時必須將展品情況和搬運細節用電信方式通知現場代理；展出者、展臺號、展品運到展臺的要求時間、箱數、尺寸、毛重、凈重、體積、CIF價格。運輸細節也必須包括在內：航班號、提單/空運提單號、卡車貨車/集裝箱/鐵路貨車號。

    獲取形式發票/裝箱單（或相同的文件）以及運輸單證（空運提單、提單等）后必須盡快用傳真發給現場代理。現場代理要求的可轉讓單證要按現場代理的時間表和基本運輸要求的規定份數分兩份用航空快郵或航空快遞發出。

    作為協會會員的出口代理必須確保按基本規定提供正確、完整的單證，以避免辦理海關手續的延誤。


    4、最佳運輸

    考慮到貨物的特性、預算和時間限制、作為協會會員的出口代理應當向展出者建議最佳的運輸方式和路線。此建議的根據是前面所提到的標準，對展覽會所在國的了解和基本運輸要求。5、現場支持

    出口代理對現場支持的主要目的確保客戶在運輸和裝卸各方面獲得國際展覽運輸協會的專業標準服務。第二個目的是幫助和支持現場代理，以使其順利完成他的那一部分工作。

    出口代理在現場可以用不同方式達到上述目的。出口代理可以作為所有客戶和現場代理之間的緩沖協調人，處理所有運輸有關事務，也就是現場代理客戶只需與一個人打交道而辦理很多展出者的事務。現場代理可能因為缺乏語言能力與一些客戶交流有困難。

    在展覽會搭建和拆除期間，出口代理將與現場代理的搬運人員建立密切的關系，幫助現場代理處理棘手問題。比如，吊運一件困難的物品，現場代理常常要等展覽出者的技術人員到場，而出口代理可以代為解決。出口代理理可以隨時協助海關檢查貨物，可以迅速安排空箱運出和運回、減輕現場代理的壓力。

    展覽會期間，出口代理要巡視所有客戶，以便收集展品處理或回運的要求，并整理成準確的、易讀的表格轉交給現場代理。簡言之，出口代理將作為現場代理的一個成員，直接負責其所有運輸客戶的事務。

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