單證廣義上指的是在國際貿易各環節中所使用的各種單據、文件、證書和證明等，狹義的單證則是信用證和與信用證有關的單據。
　　國際貿易單證員指在國際貿易結算業務中，根據銷售合約和信用證條款從事審核、制作各種貿易結算單據和證書，提交銀行辦理議付手續或委托銀行進行收款等工作的人員。其工作內容主要是對國際貿易結算業務中所應用的單據、證書和文件——包括信用證、匯票、發票、裝箱單、提單、保單等進行制作處理。 　一、單證“嚴格符合”要求

　國際貿易中如果提交的單據與買方通過銀行開出的信用證不一致，銀行有權拒絕付款，所以單證從業人員制作和提交的單據應做到與信用證要求“嚴格符合”（instrictlycompliancewith），這項要求主要體現為：

　1.單單一致，單證一致。單單一致的意思是信用證項下提供的所有單據的相關內容的一致，單證一致指所有單據的有關規定與信用證中的要求不應矛盾。

　2.表面一致。主要指單據和信用證之間在文字體現上沒有沖突。實踐中如采用CIF條件成交，在有關單據完全符合信用證規定但貨物在運輸途中損失的情況下，銀行仍須付款；而如單據不符合信用證的要求，即使貨物一點兒問題沒有，銀行也有100%的權利拒絕履行義務。

　3.一致原則的靈活處理。業務中對單單一致、單證一致的要求不可以機械的理解為一字不差，完全照搬照抄，應根據實際情況加以靈活處理。對此，舉幾例說明如下：第一、對運輸標志中件數的1-UP的規定，除非信用證明確做出了限定，一般應理解為實際出口貨物的件數；第二、交易條件為FOB、CFR時保險事宜理應由買方辦理，但買方所開立的信用證中可能會要求賣方提供保險單，在不違背原則（買方承擔相關費用）的情況下，賣方可以接受；同樣在FOB條件下，信用證中如要求運輸單據上標明“FREIGHTPREPAID”，只要運費有著落，也是可行的；第三、單據的簽字、蓋章也可出現不完全一致的情況：發票、箱單等以英文制作，但有中文法人代表簽字和公司名稱屬于正常單據；第四、不同單據的收貨人欄的填寫：指示抬頭的提單填寫“TOOR鄄DER”或“TOORDEROF”，而原產地證中應填寫具體的買方名稱；第五、發票中商品名稱問題應與信用證或合同嚴格一致，而其他單據則可以只顯示商品的統稱/通稱/大類名稱；第六、信用證沒有禁止分批/轉運，實際提交了分批和轉運的單據，只要金額相符，銀行通常會接受。類似的事例還有許多，在此不一一列舉。

　4.銀行“四不管”。銀行在處理信用證業務時堅持不管貨物、不管當事人、不管合同、不負責審核單據的真偽，在這種情況下，受益人就必須按單單一致、單證一致的要求履行義務，否則就難以向銀行主張權利。

　二、單證制作“五要求”

　“五要求”說起來共十個字，操作的時候難度還是不小的，如果真的做到了這十個字，就說明你的制單水平爐火純青、無人能比了。

　1.正確/準確（CORRECTNESS）。正確是所有單證工作的前提，要求制作的單據應首先滿足單單、單證一致，其次各種單據應符合國際貿易慣例、各國/行業法律和規則的要求，第三單據還應與所代表的貨物無出入。

　2.完整（COMPLETENESS）。從某種意義上講主要指一筆業務所涉及全部單據的完整性?？蓮囊韵聨追矫胬斫猓旱谝?、內容完整；第二、份數上完整；第三、種類的完整。憑單據買賣的合同/信用證都會明確要求出口方需提交哪些單據、提交幾份、有無正副本要求、需否背書及應在單據上標明的內容，所有這些都必須得到滿足。

　3.及時（INTIME；PUNCTUALI鄄TY）指單據制作不遲延。具體可以這樣理解：及時制單、及時審單、及時交單、及時收匯。制作單據是個復雜的工程，多數單據由出口方完成，有些需要相關部門配合完成；審核應齊抓共管，這樣就可以保證在規定的時間內把全部合格單據向有關方面提交，及時交單肯定意味著能及時收匯，及時收匯意味著又一個良性業務環節的開始。

　4.簡明（CONCISENESS）指所制作的單據簡單、明了。UCP500規定，“為了防止混淆和誤解，銀行應勸阻在信用證或其任何修改書中加注過多的細節內容”，有關專家也指出，單據中不應出現與單據本身無關的內容。

　5.整潔（TIDINESS）指單據應清楚、干凈、美觀、大方，單據的格式設計合理、內容排列主次分明、重點內容醒目突出。不應出現涂抹現象，應盡量避免或減少加簽修改。

　三、單證的發展、改革和統一

　1.單據的規范化和標準化。國際貿易發展到今天，許多單據都已規范化和標準化了。典型的如在世界范圍內許多單證（包括信用證、提單、保險單、產地證等）都是相同或相似的；以往在某些單據中出現的一些規定現已不復存在，像發票中的E&OE（有錯當查）的規定；許多單據有統一的填寫規范：報關單47個項目每個都有具體的操作規則。

　2.單據的電子化和現代化。前者主要指EDI單據，現在報關、報檢都已聯網，產地證和配額許可證的申領可登錄商務部有關官方網站進行操作，外匯核銷和退稅也要先進行網上備案登記，這就可以在單證工作中充分利用現代通訊手段和IN鄄TERNET。為適應貿易電子化的要求，國際商會也適時出臺了E-UCP并準備在今年對1993年修訂的UCP500做進一步的修訂以滿足日益發展的現代國際貿易的需要。

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