國(guó)際貿(mào)易是單據(jù)貿(mào)易，幾乎所有貿(mào)易環(huán)節(jié)的具體操作都與單據(jù)的交換密切相關(guān)，即使是在計(jì)算機(jī)高度發(fā)展的今天，單據(jù)也在扮演著相當(dāng)重要的角色（EDI無(wú)紙貿(mào)易和電子單據(jù)的運(yùn)用）。不了解和不熟悉單證知識(shí)就意味著不懂貿(mào)易，無(wú)法與業(yè)務(wù)部門(mén)的相關(guān)人員進(jìn)行正確溝通和交流，就意味著所進(jìn)行的交易不可能正常，其結(jié)果很可能會(huì)是曠日持久的官司，永遠(yuǎn)無(wú)法取得的貨款和一輩子都收不到的貨物。國(guó)際貿(mào)易單證工作如此重要，自然受到業(yè)內(nèi)各方人士的矚目和重視。

　1.單證的含義：廣義的單證指的是在國(guó)際貿(mào)易各環(huán)節(jié)中所使用的各種單據(jù)、文件、證書(shū)和證明等，狹義的單證則是信用證和與信用證有關(guān)的單據(jù)。

　2.單證課程的主要內(nèi)容：根據(jù)有關(guān)信用證、合同、慣例和法律法規(guī)制作符合要求的托運(yùn)單據(jù)、通關(guān)單據(jù)、結(jié)匯單據(jù)、外匯核銷(xiāo)和出口退稅單據(jù)、配合銀行做好單據(jù)的提交、審核和流轉(zhuǎn)、掌握處理進(jìn)口單證工作的能力、能夠利用EDI進(jìn)行電子單據(jù)的操作、盡快全面提高從業(yè)人員單證制作技巧和處理單證疑難問(wèn)題的應(yīng)變能力。

　3.《國(guó)際貿(mào)易單證實(shí)務(wù)》的理論性、實(shí)踐性、專(zhuān)業(yè)性、銜接性和完整性極強(qiáng)，涉及眾多的國(guó)際公約、慣例、國(guó)內(nèi)規(guī)定和準(zhǔn)則。

　一、單證工作的意義

　1.企業(yè)進(jìn)出口收、付匯的需要。實(shí)際業(yè)務(wù)中對(duì)如何實(shí)現(xiàn)貨幣的轉(zhuǎn)移，怎樣支付貨款、如何收取貨物多通過(guò)單據(jù)加以實(shí)現(xiàn)，因?yàn)閲?guó)際貿(mào)易中常用的貿(mào)易條件為FOB、CFR、CIF等，而這些交易最重要的特點(diǎn)之一就是“象征性交貨”（當(dāng)事人買(mǎi)賣(mài)代表貨物所有權(quán)的單據(jù)等于買(mǎi)賣(mài)貨物）。

　2.合同履行的手段和證明。在業(yè)務(wù)活動(dòng)中提交相應(yīng)單據(jù)是當(dāng)事人履行合同的手段，也是當(dāng)事人完成合同義務(wù)的證明。合同訂立后，履行階段可概括為“貨、證、船、款”四環(huán)節(jié)，無(wú)論是哪個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)出口商及合同有關(guān)的相應(yīng)各方只有在履行了約定義務(wù)的情況下才能取得相關(guān)單據(jù)，沒(méi)有提交應(yīng)交付的單據(jù)就意味著沒(méi)有按規(guī)定履約。

　3.避免和解決爭(zhēng)端的依據(jù)。因?yàn)閲?guó)際貿(mào)易是單據(jù)貿(mào)易，所以在合同訂立之前、之中和之后都要對(duì)相關(guān)單據(jù)嚴(yán)格把關(guān)，不然就可能造成因單據(jù)的不規(guī)范、不確切、存在授人以柄的漏洞而引發(fā)麻煩或在發(fā)生有關(guān)爭(zhēng)議后無(wú)法利用合法的手段（出示合格的單據(jù)）保護(hù)自己，更談不上對(duì)對(duì)方的不合理要求據(jù)理力爭(zhēng)、成竹在胸地說(shuō)“不”。

　4.直接影響國(guó)家、企業(yè)和個(gè)人的形象和利益。做好國(guó)際貿(mào)易單證工作對(duì)整個(gè)國(guó)家、每個(gè)企業(yè)和每個(gè)從業(yè)員工的形象和利益都有重大影響。

　5.單證工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)對(duì)整個(gè)貿(mào)易環(huán)節(jié)都應(yīng)進(jìn)行有效的監(jiān)管，單證管理又是最后一個(gè)環(huán)節(jié)，即使洽談、訂合同、備貨、報(bào)檢、報(bào)關(guān)、保險(xiǎn)、裝運(yùn)等環(huán)節(jié)沒(méi)有任何問(wèn)題，在制作、提交單證方面出了問(wèn)題，也會(huì)致使業(yè)務(wù)前功盡棄。所以所有企業(yè)都應(yīng)加強(qiáng)、重視單證工作，力爭(zhēng)為每筆業(yè)務(wù)畫(huà)上圓滿(mǎn)的句號(hào)。

　二、單證從業(yè)人員的要求對(duì)于單證從業(yè)人員的要求，因每個(gè)公司經(jīng)營(yíng)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)品種、經(jīng)營(yíng)方法等各異會(huì)有所不同，但基本要求如下：

　1.愛(ài)崗敬業(yè)。由于單證工作的特殊性，從業(yè)人員應(yīng)具有很高的政治、職業(yè)、道德素質(zhì)。

　2.知識(shí)能力。做好單證工作，從業(yè)人員還必須具有功底深厚的國(guó)際貿(mào)易專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)理論和專(zhuān)業(yè)外語(yǔ)知識(shí)。在對(duì)外簽訂、履行合同過(guò)程中，如不了解相關(guān)的理論知識(shí)，就很容易出差錯(cuò)。在我國(guó)的貿(mào)易發(fā)展進(jìn)程中曾發(fā)生過(guò)因單據(jù)中的一個(gè)單詞或字母錯(cuò)誤而致幾十萬(wàn)甚至上百萬(wàn)美元損失的案件。

　所以從業(yè)人員必須掌握以下專(zhuān)業(yè)知識(shí)：貿(mào)易政策和貿(mào)易慣例法律；貿(mào)易實(shí)務(wù)理論及操作；貿(mào)易合同、信用證和單據(jù)；與貿(mào)易有關(guān)的運(yùn)輸、保險(xiǎn)、報(bào)關(guān)等各環(huán)節(jié)的知識(shí)；外語(yǔ)知識(shí)則應(yīng)至少能看懂、理解所有單證的要求并followsuit，以合同、信用證和單據(jù)為主線(xiàn)有序操作。

　3.相關(guān)技能、技巧。單證從業(yè)人員應(yīng)具備多種技能：

　使用計(jì)算機(jī)處理業(yè)務(wù)的能力：目前許多單據(jù)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)制作完成的，所以從業(yè)人員必須具備操作計(jì)算機(jī)和有關(guān)應(yīng)用軟件的相關(guān)能力，同時(shí)還要掌握電子報(bào)關(guān)、電子報(bào)檢、網(wǎng)上備案核銷(xiāo)、退稅、網(wǎng)上申領(lǐng)許可證等和利用INTERNET進(jìn)行電子商務(wù)活動(dòng)的知識(shí)和技能。

　獨(dú)立制作、協(xié)調(diào)和管理各種單據(jù)的能力：麻雀雖小，五臟具全。不管一筆合同金額多少，應(yīng)提交的單據(jù)必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)如數(shù)提供。有些單據(jù)是出口企業(yè)制作，有些則由其它部門(mén)予以配合，不同的合同要求的單據(jù)可能會(huì)有區(qū)別，企業(yè)在一定的時(shí)間內(nèi)可能會(huì)有幾筆合同同時(shí)履行，這樣就要求操作人員在制作單據(jù)時(shí)應(yīng)該做到：職責(zé)分明、溝通順暢、先后有序、縱覽全局。

　業(yè)務(wù)核算能力：能正確運(yùn)用所學(xué)知識(shí)進(jìn)行價(jià)格、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)和匯率等業(yè)務(wù)內(nèi)容的運(yùn)算。

　4.從業(yè)人員的培訓(xùn)和職業(yè)資格認(rèn)證。單證工作如此重要，從業(yè)人員必須定期或不定期參加相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。在上海等地地方培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，從2005年開(kāi)始，商務(wù)部委托中國(guó)對(duì)外貿(mào)易企業(yè)協(xié)會(huì)在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)展了單證員資格統(tǒng)一考試，并作為一項(xiàng)制度，每年定期舉辦。該考試的目的在于使全國(guó)單證從業(yè)人員能夠在更規(guī)范、更標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境下成功完成單證工作，并大幅度提高我國(guó)單證從業(yè)人員的總體制單水平。

　5.必須建立單證工作專(zhuān)人負(fù)責(zé)/單獨(dú)部門(mén)負(fù)責(zé)制。通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)單證工作的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在信用證這種對(duì)出口方最有利的付款方式下，企業(yè)能正確、正點(diǎn)、及時(shí)向銀行提交單據(jù)所占比例不到30%，這勢(shì)必會(huì)直接影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益；只有10%的企業(yè)有單證部或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)制單；有些公司由業(yè)務(wù)員或財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)制作單據(jù)；有35%的企業(yè)由業(yè)務(wù)員對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)采用“一條龍”的形式（從合同談判到辦理退稅）操作，這樣一來(lái)，由于從業(yè)人員為非專(zhuān)門(mén)人員，缺乏對(duì)單證知識(shí)的全面了解，所制作的單據(jù)有不符點(diǎn)就不足為奇了。另外，某些規(guī)模較小的企業(yè)不愿意設(shè)置專(zhuān)門(mén)崗位或認(rèn)為沒(méi)有必要配備專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行制單，就將該項(xiàng)工作委托銀行或代理人操作，這樣對(duì)企業(yè)信息保密和規(guī)模的擴(kuò)大都會(huì)有影響。

　三、通過(guò)單證相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)：使制單人員充分、真正理解制單工作的重要意義并制作出符合合同、信用證和法律規(guī)定的單據(jù)；少走彎路，縮短花錢(qián)買(mǎi)經(jīng)驗(yàn)的時(shí)間，減少不必要的重復(fù)失誤。對(duì)那些只顧眼前利益（節(jié)省開(kāi)支）而雇傭沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)、剛剛走向工作崗位的人的企業(yè)而言，少花錢(qián)自然是好事，但走馬燈式地頻換單證人員對(duì)企業(yè)的發(fā)展是有百害而無(wú)一利，應(yīng)舍得在員工培訓(xùn)上投資；通過(guò)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，可穩(wěn)步提高全國(guó)從業(yè)人員的制單結(jié)匯水平。以往之所以出現(xiàn)部分企業(yè)單據(jù)制作水平低下，原因之一是缺乏單證知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，這樣就造成了從業(yè)人員接觸相關(guān)工作時(shí)難以得心應(yīng)手。

　企業(yè)必須培養(yǎng)一批精通國(guó)際結(jié)算規(guī)則，精通各種結(jié)算方式，精通各種信用證，精通制單結(jié)匯的外貿(mào)業(yè)務(wù)員和單證操作人員，同時(shí)還應(yīng)建立一套信用證、單據(jù)管理和流轉(zhuǎn)制度。

　國(guó)際貿(mào)易單證工作要點(diǎn)

　從事國(guó)際貿(mào)易單證工作需要掌握許多“要點(diǎn)”。從易學(xué)、易記和實(shí)踐中使用的頻率高低的角度，我們把單證工作的各個(gè)方面都以三“要點(diǎn)”的形式加以說(shuō)明，希望能對(duì)廣大從業(yè)人員理解和掌握相關(guān)知識(shí)有所幫助。

　工作主線(xiàn)：合同、信用證、單據(jù)

　這是一條貫穿整個(gè)國(guó)際貿(mào)易程序始終的主線(xiàn)。交易的雙方在從事貿(mào)易活動(dòng)時(shí)首先應(yīng)訂立合同以確定彼此的權(quán)利和義務(wù)，在此基礎(chǔ)上（如果是信用證付款方式）由買(mǎi)方向本國(guó)開(kāi)證行提出開(kāi)證申請(qǐng)，并由后者向出口受益人開(kāi)出信用證，然后買(mǎi)賣(mài)雙方就以信用證和有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定為準(zhǔn)來(lái)具體履行各自的義務(wù)，實(shí)踐中履行義務(wù)多通過(guò)單據(jù)的形式實(shí)現(xiàn)。這條主線(xiàn)可簡(jiǎn)記為“3Cs”:S/C(合同)———L/C（信用證）———DC（單據(jù)）。

　工作過(guò)程：制作、審核、提交

　任何一個(gè)環(huán)節(jié)的單證工作都可以縮略為上述三方面，該工作過(guò)程的主要依據(jù)是合同、信用證、有關(guān)慣例、規(guī)定和買(mǎi)賣(mài)貨物的原始資料。第一、制作單據(jù)。單據(jù)不同的出單人各異：發(fā)票、箱單、匯票等由賣(mài)方做；運(yùn)輸部門(mén)通常會(huì)配合出具提單、運(yùn)單、船證等；貨物的保險(xiǎn)手續(xù)則一定由保險(xiǎn)公司辦理，這就要求相關(guān)各方應(yīng)密切協(xié)作，按要求順序出單。第二、對(duì)制作完成的單據(jù)應(yīng)嚴(yán)格審核，審核的一般過(guò)程是：制單人及其所在公司內(nèi)部先自行核實(shí)，確認(rèn)所做單據(jù)沒(méi)有問(wèn)題的情況下，再向本國(guó)銀行/相關(guān)部門(mén)提交，銀行有關(guān)部門(mén)將結(jié)合信用證等對(duì)單據(jù)進(jìn)行逐字、逐句的審核，如單、證內(nèi)容表面一致，銀行將通過(guò)一定方式把全部單據(jù)寄國(guó)外有業(yè)務(wù)往來(lái)的銀行（付款行），付款行審核后如無(wú)異議即履行付款義務(wù)，買(mǎi)方從付款行贖單前也要對(duì)單據(jù)進(jìn)行審核，所以審核單據(jù)從出口方、出口銀行、進(jìn)口銀行和進(jìn)口方之間一直在進(jìn)行。第三、如果單據(jù)的制作和審核沒(méi)有發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題，按規(guī)定的時(shí)間、方式和要求的種類(lèi)、份數(shù)提交合格單據(jù)就成為順理成章的事了。

　基本單據(jù)：發(fā)票、箱單、提單 報(bào)關(guān)員培訓(xùn)

　一筆業(yè)務(wù)不管內(nèi)容繁簡(jiǎn)，當(dāng)事人位于哪個(gè)國(guó)家，有關(guān)當(dāng)事方通常都會(huì)要求出口方提交這三種單據(jù)。如交易條件不同，要求的單據(jù)種類(lèi)也可能有所增減。比如CIF條件下出口方有義務(wù)提供保險(xiǎn)單，如所出口的商品是法定檢驗(yàn)商品，應(yīng)有相應(yīng)檢驗(yàn)證；作為支付工具的匯票也不是每筆交易都需要的，有些業(yè)務(wù)根本不需要使用匯票；如果是易貨或邊境貿(mào)易，當(dāng)事人一手錢(qián)，一手貨，可能不需要單據(jù)或只有發(fā)票即可，所以單證從業(yè)人員對(duì)這三種單據(jù)必須認(rèn)真對(duì)待、了如指掌。



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