為了保證進出口貨物的安全交接，在整個運輸過程中需要編制各種單據。這些單證各有其特定的用途，彼此之間又有相互依存的關系。它們既把船、港、貨各方聯系在一起，又能分清各自的權利和業務。 　按實際業務程序介紹一些主要的貨運單證

　托運單(BOOKING NOTE)

　托運單俗稱“下貨紙”，是托運人根據貿易合同和信用證條款內容填制的，向承運人或其代理辦理貨物托運的單證。承運人根據托運單內容，并結合船舶的航線、掛靠港、船期和艙位等條件考慮，認為合適后，即接受托運。

　裝貨單(SHIPPING ORDER)

　裝貨單是接受了托運人提出裝運申請的船公司，簽發給托運人，憑以命令船長將承運的貨物裝船的單據。裝貨單既可用作裝船依據，又是貨主憑以向海關辦理出口貨物申報手續的主要單據之一，所以裝貨單又稱“關單”，對托運人而言，裝貨單是辦妥貨物托運的證明。對船公司或其代理而言，裝貨單是通知船方接受裝運該批貨物的指示文件。

　收貨單(MATES RECEIPT)

　受貨單又稱大副收據，是船舶收到貨物的收據及貨物已經裝船的憑證。船上大副根據理貨人員在理貨單上所簽注的日期、件數及艙位，并與裝貨單進行核對后，簽署大副收據。托運人憑大副簽署過的大副收據，向承運人或其代理人換取已裝船提單。

　由于上述三份單據的主要項目基本一致，我國一些主要口岸的做法是將托運單、裝貨單、收貨單、運費通知單等合在一起，制成一份多達9聯的單據。各聯作用如下：第一聯由訂艙人留底，用于繕制船務單證。第二、三聯為運費通知聯，其中一聯留存，另一聯隨帳單向托運人托收運費。第四聯裝貨單經海關加蓋放行章后，船方才能收貨裝船。第五聯收貨單及第六聯由配艙人留底。第七、八聯為配艙回單。第九聯是繳納出口貨物港務費申請書。貨物裝船完畢后，港區憑以向托運人收取港雜費。

　海運提單(BILL OF LADING)

　提單是一種貨物所有權憑證。提單持有人可據以提取貨物，也可憑此向銀行押匯，還可在載貨船舶到達目的港交貨之前進行轉讓。