概括為７個"Ｃ"：Clearness（清楚）,Concreteness（具體）,Conciseness（簡明）,Correctness（正確）,Courtesy（謙恭）,Consideration（諒解）Completeness（完整）,.     要求書信的Completeness（完整），理由是：

    *一封完整的書信比一封不完整的書信，有更大的可能性帶來預期的效果；

    *一封完整的書信，有助于建立和表達友善關系；

    *一封完整的書信，可以避免由于疏漏所導致的訴訟（Lawsuit）；

    有些書信由于所提供的情況完整而又生動有力（Completeand Effective）而成為極為重要的文件。

商業信函內容簡明扼要,主體鮮明,不要夾帶無關內容。如果您十分清楚所要表達的事,也需充分地考慮您所表達重點的開場白,以避免走題。一旦敘述過的事情,就不必再重復。往往最后一段重復原有內容會破壞整篇信的效果。

    一封信寫得是否完整，建議用５個"Ｗ"來檢驗，即：

    "Who,What,Where,When及Why(包括How)"例如在定貨的信中，必須明確說明：

    "需要什么商品"(Whatyouwant)

    "何時需要"(Whenyouneedthegoods)

    "貨物發到何地何人收"(toWhomandWherethe

    goodstobesent)

    "如何付款"(Howpaymentwillbemade)

    "為什么"(Why)如拒絕對方的要求，或對對方提出要求時應說明理由。

    ReplyOfferSheet

    Dear......(customername),

    Withreferencetoyourletterof......,we

    arepleasedtoacceptyourofferof......of

    ......asperyourOfferSheetNo........

    PleasegoaheadandapplyforyourExportLicense.