在外貿工作中，困擾外貿新手的最大難題恐怕是管理信息過載的電子郵件，電子郵件是與客戶溝通的必備的工具，但又會被大量的電子郵件所困擾。那么，外貿新手如何處理電子郵件?

　下面我們簡單介紹一下外貿業務員該如何掌握管理電子郵件的方法。

　第一種，技術上的技巧掌握。首先，限制工作時處理個人郵件。不錯，這看起來是個很難接受的方法，但這會幫助你關注重點工作，這樣你可以優先完成你手頭上的工作，剩下的時間就都由你自己分配了。

　其次，使用垃圾郵件過濾工具。你的老板或者ISP可能已經購買了相應的軟件，不過如果你使用的是自己的郵件系統，那么你需要一個垃圾郵件過濾工具以幫助你盡可能減少不需要的電子郵件。

　第三，使用文件夾來存儲電子郵件。收件箱不是用來存儲郵件的，只是用來接受新郵件的，在你的郵件程序中創建文件夾來存儲郵件，文件夾的名字要和你平時工作時候使用的文件夾一致。

　第四，修改郵件的標題來概括其內容。你可以很容易就能夠找到一些需要修改標題的電子郵件，例如：如果你收到一封標題是“更新”的郵件，要你給某人發送一個更新，你就應該更改標題為“送給張三的產品，更新于05年8月29日”，這一功能在大多數電子郵件程序里都有。

　第二種，是使用先進的外貿郵件管理軟件。外貿郵件管理軟件就是專門針對外貿行業管理郵件負責這一特點而設計的。郵件管理部分主要包括：郵件處理、郵件查看、郵件審核、操作桌面等。這樣不僅可以使員工能夠高效的管理郵件，而且還有效減少了因管理郵件不善導致的公司失去客戶資料的嚴重損失。