在進行外貿交易時，我們常常使用郵件來聯系和開發客戶，如果想要高效地發揮郵件的作用，那么可要記住以下九個“禁忌”。
01
郵件無主題或主題不明確


電子郵件的主題是收件人最先可以看到的信息，郵件內容是否引起收件人的注意，主題至關重要；其次郵件主題應該要言簡意賅，以便收件人決定是否繼續閱讀郵件內容。


02
郵件內容繁雜


電子郵件宣傳不同于報紙、雜志等印刷品廣告，篇幅越大越能顯示出企業的實力和氣魄；電子郵件內容應該簡潔至上，用最簡單的內容表達出你想要的訴求點；如果必要你可以給出一個關于詳細內容的鏈接，收件人如果有興趣的話會主動點擊，否則，內容再多也沒有價值，只能引起收件人的反感。


03
郵件內容采用附件形式


有些發件人為圖省事，將一個甚至多個不同格式的文件作為附件插入郵件內容，自己省事了，卻給收件人帶來很大麻煩。
由于每人所用的操作系統、應用軟件會有所不同，附件內容未必可以被收件人打開，例如你的附件是 PPT 格式的文檔，而我根本沒有這種處理工具，那么你的附件有什么價值呢？所以，最好采用純文本格式的文檔，把內容盡量安排在郵件的正文部分，除非插入圖片、聲音等資料，請不要使用附件。


04
發送頻率過于頻繁


研究表明，同樣內容的郵件，每個月發送 2 - 3 次為宜。不要錯誤地認為，發送頻率越高，收件人的印象就越深；過于頻繁的郵件轟炸，只會讓人厭煩，如果一周重復發送幾封同樣的郵件，你肯定會被列入“黑名單”，這樣，你便永遠失去了那些潛在客戶。


05
無目標定位


也許你的郵件地址是從網上收集的，也許是從他人手中買來的，或者是根據某種“規律”推斷出來的，總之，得到這些“資源”后，也不管是不是自己的目標受眾，只管不加區分地發送垃圾郵件，這樣的“開發”效果可能會大打折扣。


06
不及時回復郵件


評價 E-mail 營銷成效的標志之一是顧客反應率，有客戶回應，當然是件好事，理應及時回復發件人。然而并非每個公司都能做到這一點。
可以想象，一個潛在客戶給你發出了一封關于產品的詢問，一定在急切地等待回音，如果等了兩天還沒有結果，他一定不會再有耐心等待下去，說不定早就成了你的競爭對手的客戶。


07
郵件格式混亂


雖然說電子郵件沒有統一的格式，但作為一封商業函件，至少應該參考普通商務信件的格式，包括對收件人的稱呼、郵件正文、發件人簽名等因素。
我們時常可以見到這樣的電子郵件：我公司是生產 xxx 的企業，質量上乘，價格優惠，歡迎選購。這樣的郵件至少可以理解為對收件人不夠尊重，因此要格外注意郵件的格式。


08
對主動來信的顧客抬高價格


當打開收件箱，發現有一封顧客主動發來的訂購函時，如果你認為顧客是選定了你的產品，可以對其索要高價，那你就大錯特錯了。因為在互聯網這個開放的大市場里，同類產品的供應者總是很多，一般來說，顧客會同時向多個廠家發出同樣的詢問信件，他會對比各家產品的性能和價格，如果你的報價偏高，你絕對爭取不到這個客戶。
相對于面對面報價，通過 E-mail 報價相當被動，發出的郵件無法改變，又無法探聽到競爭者的價格狀況，你更不可能看顧客的反應而靈活報價。所以，為顧客提供最優質的產品、最低廉的價格才是取得成功的唯一法寶。


09
隱藏發件人姓名


隱藏發件人姓名會讓收件人感到疑惑和警惕，這樣的郵件，不免會讓收件人懷疑其內容的可信度。




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