外貿郵件有哪些不為人知的小技巧

好的外貿郵件可以帶來很多外貿客戶咨詢，幾乎每一個外貿訂單的成交都離不開郵件，由此可見電子郵件就是一個你不能忽視的渠道。但要無論是外貿來往郵件還是以開發海外客戶為主的開發信，二者雖有不同但也有很多的共性。外貿郵件技巧的掌握對于外貿人員的日常工作來說同樣是必不可少的。

那么我們給買家發郵件有哪些不為人知但很實用的「冷知識」呢？




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No.1

英文郵件錯誤發送后，如何糾正

寫郵件有時候忘記檢查了，直接發送了，突然發現有些地方弄錯了，如拼寫錯誤、數字弄錯了，附件發錯了，發件人寫錯了，這時候得要重新發一封郵件過去糾正，這種郵件怎么寫呢？

中文直接說“以這封郵件為準”就搞定，我們首先說說英文怎么翻譯“以…...為準”？

其實英文里并不存在完全一對一的翻譯，因為“以…為準”是中文特色的表達，英文只能意譯，在不同語境里的翻譯不同。

首先，一定要有的一句話是：

• Please disregard my previous email.
• 請忽略我上一封郵件。

然后寫原因：

• as I made some mistakes regarding …
• 因為…...地方有些錯誤....

后告訴對方：

• This email is the corrected one. /
• The corrected information is below.

正確郵件如下。

如果你要強調“請參照此封郵件”可以說：

• Please go to / refer to this email for the correct information instead.

以下是老外的一些范文，供參考：

• Please disregard my previous email as it was sent prematurely without being finished. Please refer to this one instead.
• I made the mistake of clicking send before finishing the email, so please disregard the previous one. Sorry for the confusion!
• Sorry, I pressed the "send" before correcting typos. The corrected message is the following :

最后，糾正郵件后，一定一定要注意的是，主題也要做相應的修改。

因為兩份郵件的主題是一樣的，收件人可能看了第一封郵件后就忽略了第二封郵件，所以第二封郵件一定要在主題里做標識，提醒收件人這是一封糾正郵件。

可以在主題后面用小括號標注：

• （corrected version for ）
• （corrected information）

No.2

年輕老外：寫郵件不講武德

作為第二語言學習者，我們寫英語會按照要求的格式來寫，老一輩的老外基本也是按照這種規范來，但據我觀察，年輕一代英語母語者由于偷懶，會犯以下規范性錯誤。大多數是因為直接說出來并不需要顧及這些符號，所以能省則省。

1. 所有的合成詞從不用連字符，直接用空格略過。

這是最令人困惑的地方，如果不熟悉這種寫法，會發現句子結構混亂，不知道憑空出現的動詞是怎么回事，如：

get your buy in / my take away / some take home thoughts

2. 所有格符號（就是單引號'）常常偷懶省略，如：

Its going to rain / todays newspaper / 5 years experience

3. 首字母縮寫詞常常忘記里面已經包含的名詞，如：

ATM machine（M已經是machine）

PIN number（N已經是number）

GPS system（S已經是system）

LCD display（D已經是display）

4. 落款的姓名不大寫，據說是因為小寫更加活潑輕松一些。如：

peter lewis

5. me和 I 分不清。比如奧巴馬就說過：

This is a very personal decision for Michelle and I.

6. 還有時間，不寫冒號。比如：

200p是指2:00 pm。

剛開始不明白，通知我開會差點錯過。有些客戶的訂單數量是10.000pcs，一開始我以為是10pcs，原來是10,000pcs。




No.3

別在郵件里寫word excel..

在中文習慣里，我們常常把word文件叫word，excel文件叫excel，ppt文件叫ppt。但英語里，你可千萬別這樣說。

• 第一，因為word只是一個做word文檔的軟件，excel只是做excel工作表的軟件，PPT也只是做PPT演示文稿的軟件。你不能用這個軟件名來代替這個軟件生成的文件。
• 其二，如果你直接說WORD, EXCEL, PPT，你叫蘋果用戶情何以堪，因為蘋果也有自己的辦公套件叫iWorks，分別叫Pages（文字處理）, Numbers（表格）, Keynotes（幻燈片）。

那么在英文郵件中這幾個怎么表述？

• WORD文檔叫 document。

如果是微軟的就叫word document，蘋果的 pages document。這里要說明一下，此處的document是狹義的document，特指文字處理軟件生成的document，實際上還有廣義的document，后面再詳細說。

• EXCEL工作表叫spreadsheet。

大家可能熟悉sheet是表，但看到spreadsheet就突然不知道是什么了，因為不明白spread是何意，也不知道為什么要有這個詞。

這里的spread是“展開”的意思，區別于“折疊”，這來源于電子表格還沒有發明的年代，那時會計記賬本會把左右兩頁拼起來作為一整頁來記賬，這就是spread，不是fold，這樣的表就叫spreadsheet。

進入電子表格時代，所有的數據都在一張表上鋪開了，就更不用記錄在多張表里一頁一頁去翻了，所以就繼續叫spreadsheet。

PPT演示文稿叫presentation。

就是用來“演示”的。如果是微軟的就叫powerpoint presentation，蘋果的叫keynote presentation。這兩個名字都取得挺好。

• powerpoint -> make your point powerful
• keynote -> the central idea of a book, a speech, etc.

還可以叫deck，還有叫slides的，就是“幻燈片”。

最后來說一下document這個詞的狹義和廣義的意思。

狹義上，document是指由文字處理軟件如Word, Pages生成的文檔，是以文字為主的文件。

廣義上，所有用來記錄信息（供人參考）的文件都叫document，所以docx、xlsx、 pptx、pdf文件都可以叫document，甚至連jpg、png等圖片都可以叫document。

那document 和 file有什么區別呢？

file是用來存檔的，從它的動詞file（把......歸檔）就可以看出來。電腦硬盤里的任何文件，都叫file，因為它們是“存”在硬盤里。

但電腦上不是所有的file都叫document，只有記錄信息供人讀取的file才叫document，而你的軟件（以exe結尾）就不是document，只能是executable file（可執行文件）。

• file是用來存檔的。
• document是用來記錄信息的。

你和客戶說，附件是......可以有以下兩種說法，都沒錯。

• The atttached file is ...
• The attached document is ...

更推薦第二種說法，因為file只能說明它是電腦上的一個文件，沒有任何針對性，而document表示這里面有“信息”。