關鍵時刻，人家左右逢源，采購是豬八戒照鏡子。什么意思呢？就是采購到了是你應該的，采購不到或者采購錯了得自己扛著。這句話聽起來是不是很熟悉？





江蘇衛視《非誠勿擾》的主題歌的第一句是：往前一步是幸福，退后一步是孤獨。




對于采購來說，如果稍不留意就變成了：往前一步背鍋俠，退后一步沒出路。




往前一步背鍋俠：誰讓你沒經過授權，跑得那么快的？




退后一步沒出路：采購，采購，采購不到東西，當然沒有出路。

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最近最讓采購們頭疼的是什么？










買不到防護用品！尤其是口罩！





采購們怎么辦？





各找各的渠道，各顯各的神通。于是采購們忙于“奔波”在各個采購互助群里。悲劇也因此一幕一幕上演著：




采購1：買了一批3M的N95口罩，以為幸福來得太突然，結果發現是假貨！更要命的是，賣家人找不到了！




采購2：買了一批一次性醫用口罩。數量足夠，價格也給力（1.5元一只），也有相關資質。可是居然開不了發票。這是公對公，怎么采購啊！




采購3：從群友那拿了一些口罩，到貨了發現這批貨沒有相關資質。




采購4：居然買到了一批“三無”產品！因為買的急，沒顧得上簽協議。而且是預付款，還沒法退貨！




采購5：買到了一批口罩，從來不夸采購的老板也豎起了大拇哥！后來發現產品批號和資質的批號對不上，有可能買到假貨了！老板也變了臉：花了高價卻買到了假貨。而且高價購買也沒經過我的批準...




這些案例中不乏一些老采購。按理說，身經百戰的他們不應該掉進這些坑啊！嗯，那是通常的情況。




現在是一罩難求，全市場沒貨。而根據規定，沒有口罩就不能生產，所以壓力全都加在了采購身上（其它物料采購，包括原材料采購咱們改天再聊）。




這讓采購們的責任感和焦慮感一下子同時爆棚。于是就只想著怎么能夠第一時間采購到口罩保證生產，而忽略了應該有的上報、對貨物來源的審核、簽訂采購合同，等等常規的操作。不知不覺就成了背鍋俠。




到頭來采購覺得自己開始很主動，最后其實很被動，很委屈。領導覺得采購開始很神勇，最后其實是冒進，不給力！這是一個不折不扣的雙輸的局面。




疫情當前，采購如何避免成為背鍋俠？下面分別有“對外”和“對內”幾個小貼士：




對外（供應商）




【01】關注物料的來源




物料的來源決定了它是不是符合要求的。舉個例子，醫用口罩生產企業需要持有如下圖的醫療器械生產許可證。如果你采購的口罩來自沒有這個許可證的企業，那你的口罩本身就是不合規（格）的。













再比如，你是直接從制造商那里采購，還是貿易商？是本土采購還是進口？不同的采購渠道需要關注不同的點。







【02】審核相關資質文件




比如，消毒產品用到的材料需要如下資質文件。而且拿到資質文件后要驗別真偽。




1） 生產企業衛生許可證

2）產品備案憑證或者衛生許可批件

3）產品安全評價報告

4）產品合格證




【03】 采購合同還是要簽的。




在“要做好采購，就要構建你的兩道“護城河””一文中，我提到“采購合同是采購對外的護城河”。它規范了買賣雙方有所為和有所不為。




為什么這么說？




因為采購合同是買方與賣方之間，就貨物的采購數量、價格、質量要求、交貨時間、地點和交貨方式等事項，經過談判協商一致同意而簽訂的“供需關系”的法律性文件，以便合同雙方共同遵守和履行。采購合同是經濟合同，雙方受合同法保護和承擔責任。




有效的采購合同管理可以給企業帶來財富， 不良的采購合同管理會造成經營虧損。若企業擁有完善的采購合同管理制度，并可以高效地組織實施，則可以提升企業的市場競爭優勢，使企業獲得更高的經濟利潤。




那時間緊急，來不及簽訂采購合同怎么辦？




用采購訂單作為“事實合同”吧。一般的采購訂單里除了規格、價格、數量、送貨時間等基本信息之外，都會包含最基本的商務條款，比如付款期，檢驗條件等。比較規范的企業常常給每個采購訂單附上“商務條款和準則”，英文叫Terms and Conditions。這樣可以有效地保證買賣雙方的合法權益。




【04】事情本身的性質




這個界定的標準是：是否合規？




比如如果交易金額較大，但是不能開發票就容易牽連到一些不合規的操作。如果數額很大，就可能有洗錢的嫌疑。




對內（老板和相關部門）




【01】公司的文化和環境




你們公司的容錯度高嗎？容錯度高的公司更容易賦能員工，員工也愿意因此更加積極主動，充分展現主人翁責任感。




舉個海底撈的例子：

• 一線普通員工有給客人先斬后奏的打折和免單權。不論什么原因，只要員工認為有必要都可以給客人免一個菜或加一個菜，甚至免一餐。這等于海底撈的服務員都是“經理”，這種權力在其他所有餐館都是經理才有的。
• 海底撈的筷子比一般的筷子長些，因為員工發現顧客涮火鍋時手容易為熱氣熏到，加長筷子長度則可巧妙解決這一問題。
  
• 海底撈發現客人拿漏勺涮食菜品時容易燙手，便發明“東方明珠”來固定漏勺。

相反，在容錯度不高的企業，采購還是保守一點。否則很容易背鍋。




【02】該上報的一定要上報




公司的容錯度再高，該上報的也一定要上報。在購買口罩這個場景里，涉及到以下方面的需要上報請老板/管理層做決策：




1）價格漲幅很大，比如超過30%。

2）購買到了假貨，無論是否已經造成了廣泛的影響。

3）不同尋常的渠道，可能會牽涉到公司的利益。




【03】團隊的理解和支持




特殊時期需要一些特定的流程。比如說，你買到的口罩沒有“醫用”兩個字，不符合產品描述。但是規格參數是可以滿足要求的。這個時候，采購要找到使用人，比如EHS負責人或者廠長，溝通確認是否可以接受，并將結果記錄在案。




詢價(Request for Quotation)”是采購人員在作業流程上的一個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預算后，通常最直接的反映就是馬上聯絡供應商。如果這是常態性的采購，需求的形態又是屬于標準零件，對于供應商來說比較不會有問題。






但是在新產品開發時，對于那些不屬于標準品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料，來方便其報價作業。為了避免日后造成采購與供應商各說各話，以及在品質認知上的差異，對于詢價時所應提供資料的準備上就不能馬虎。




因為完整及正確的詢價文件可幫助供應商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列幾個主要的部分。

一、詢價項目的“品名”與“料號”

首先，詢價項目的“品名”以及“料號”是在詢價單上所應必備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的“品名”以及其所代表的“料號”，這也是買賣雙方在日后進行后續追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據。




“料號”因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的“料號”動輒多達十多個位數，其中更包括有數字及英文字母在內。




“料號”中一個位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產品的“料號”。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。




二、詢價項目的“數量”

通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數量資訊的提供通常包括“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”；




“不同等級的需求數量”，如數量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約“訂購數量”"；或產品“生命周期的總需求量”。除了讓供應商了解需求量及采購的形態外，也可同時讓供應商分析其自身產能是否能應付買方的需求。




在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予以“膨脹”。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產的價格，如果在真正進行采購后，無法達到報價的預期數量時，供應商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務，或停止供應，到頭來得不償失的還是自己。







因此，對需求量的資訊應很實在的與供應商溝通，同時采購也可拿出市場預測來說服供應商，如此才能達到長期配合、持續供貨的目的。




三、詢價項目的“規格書”

規格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最“新版本”的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助于供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應一并在詢價時注明。




如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語言如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現以利于溝通。




若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。




不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。




四、詢價項目的“品質”要求

表達詢價項目品質規范要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數種方式來進行。




A、品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質檢驗的手續，因為只需確認產品的標示即可。不過，具有品牌的產品其價格通常也比較高，購買數量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。




B、或同級品("Or Equal")：其意義指的是具有能達到相同功能的產品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時注明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。




C、商業標準(Commercial Standard)：商業標準對于產品的尺寸、材料、化學成分、制造工藝等等......，都有一個共通的完整描述。對于一般標準零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業標準可以免除對品質上的誤解。




D、材料與制造方法規格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當對材料或制造方法有特定的要求時，必須注明其適用的標準。如果要求注明為DIN歐規時，其相對應的CNS或JIS規格也最好能予以注明。




E、性能或功能規格(Performance or Function Specification)：此類型規格較常用于采購高科技產品以及供應商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應商只被告知產品所需要達到的性能或功能，至于如何去制做方能達到要求的細節部分，則留給供應商來解決。




F、工程藍圖(Engineering Drawing)：工程藍圖是最能用來描述所需要產品品質，其內容除了必須要清晰外，對尺寸公差單位的精確性也不能忽略。
















Ｇ、樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、規格、工藝、材料，在用于有市場等級要求的產品上比較普遍。




Ｈ、操作說明書(Statement Of Work,SOW)：主要使用于采購服務項目類如機器設備的維護，安裝操作等，一份完整的操作說明書除了應該簡單明了外，對于所應達到的工作品質也應盡量以量化的方式來規范。操作說明書的內容必須能保障買方能獲得滿意的服務，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應商來發揮創造工作上的附加價值。




五、詢價項目的“報價基礎”要求

“報價基礎”通常包括報價的“幣值”與“貿易條件”，國內買賣比較單純，通常都以人民幣（RMB）交易，貿易條件不是以“出廠價”就是以“到廠價（運費是否內含則另議）”來計算。




國際貿易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元（USD）為計價基礎，至于是否以采購當地幣值計價，則視匯率的穩定與否有彈性的做法。




國際貿易通常的貿易條件有Ex-Work（工廠交貨）、FOB（船上交貨）、FAS（船邊交貨）或CIF（運保費在內交貨）等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。




因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB條件的報價高，買方在詢價時必須祥加注明。




六、買方的“付款條件”

有關付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當然是認為愈早愈好。買方有義務讓賣方了解其公司內部的標準付款條件，賣方也可在報價時提出其不同的要求，最后的付款條件則需買賣雙方經協議后所訂定。




在情況處于買方市場時，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和勞務可容易地被取得，商業的經濟力量傾向于導致價格接近于采購的預估價值，買方通常能以較優的付款條件來要求賣方配合，如“記帳方式（O/A）”，T/T60天甚至90天。但處于賣方市場，因為需求超過供給甚多，情況則恰好相反。




賣方一般會選擇較短的付款期來要求買方，如選擇“貨到付款(Cash>另外，對于付款條件尚需要明確注明其時間計算的“付款起算日”，在國際貿易中通常國內供應商一般是以出貨日(Shipping Date)、**日(In voice Date)或裝船日(OnBoardDate)來起算付款到期的時間。




這時如果國外買主的認定為抵達日(Arrival Date)或到廠日(Receiving Date)為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎重。




七、詢價項目的“交期”要求

交期的要求包括買方對采購產品需要的時間，以及賣方需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產，及正常時間下單生產所需要的時間。供應商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關系跟著采購產品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追求“及時供貨(Just in Time,JIT)”。













八、詢價項目的“包裝”要求

包裝方式在供應商估算價格時占有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應商對于包裝都有其使用的標準紙盒、紙箱以及紙板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求，供應商都會以其標準的包裝方式來進行估價。




有時也不會在報價單上詳細注明其標準的包裝方式，此時采購如果不去察覺，日后再追加包裝要求，不僅時間被拖延，對于比價的作業也會造成不利的影響。此外，供應商在了解買方的包裝要求后，也可提供建議是否能考慮采用標準包裝，或以拼貨拼柜的方式來降低出貨成本。




九、“運送地點”與“交貨方式”

運送地點的國家、城市、地址及聯絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。




如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經濟的一種交貨方式。




十、詢價項目的“售后服務”與“保證期限”要求

在采購一些生產機器設備如電焊臺、塑膠成型機、測試儀器、SMT設備等時，供應商一般都會提供基本的售后服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售后服務的內容等等，因其牽涉到采購“總持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)”。




十一、供應商的“報價到期日”

為了方便采購比價作業的時程，報價的到期日應該讓供應商有所了解，對于較復雜的產品，應該給予供應商足夠的時間來進行估價。




十二、“保密協定”的簽署文件

在一些新產品開發的詢價上，由于牽涉到業務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供應商簽署一份“保密協定(Non Disclosure Agreement, NDA)”的文件，要求供應商在規范的年限內不能將新產品計劃的名稱、采購數量預測、詢價的技術要求、規格、藍圖等等資料向任何外界透露。




十三、“采購人員”與“技術人員”的姓名及聯絡電話

將“采購人員”與“技術人員”的姓名及聯絡電話告訴供應商，并不是要主動暗示供應商有什么暗盤的需要，那是因為如果采購的項目復雜且具技術性，則最好附上技術人員的姓名及公司聯絡電話以供其咨詢，以澄清規格要求上的任何問題。




聯絡電話號碼以公司的電話為宜，盡量避免給予采購人員或技術人員家里或私人的電話號碼，以防止供應商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的進步，行動電話、e-mail的使用變得愈來愈普遍，采購人員在很難避免與供應商單獨聯絡的情況下，采購人員的個人品德操守也是應該時時自我提高警惕注意的！

來源：KEEP精進