商務英語函電寫作基礎知識

Basic Knowledge of Business Letters Writing

（1）Letterhead

外貿商號的信箋，一般都印有信頭，包括發信人的姓名、地址、電話號碼、傳真號及E-mail等,有些會將經營項目,注冊商標和公司董事、經理等姓名一并印在信頭上。如需打印，則信頭位于信箋上中央或右上方。

（2）Reference and Date

參考號：為便于存檔與查閱，可以為信編寫參考號，為避免混淆，最好標明Your ref.: Our ref.:

打印日期注意事項：

①年份應完全寫出，不能用(94)代替(1994);

②月份要寫英文名稱，不能用數字來代替，但可以用縮寫;

③日期最好用基數字。

（3）Inside Name and Address

受信人的姓名和地址一般是列在信箋的左上方，沿左頁邊線寫起。封內地址與信封地址寫法相同。信內把收信人名稱地址寫明對工作有便利。對發信人而言，便利有二：一是發信時可與信封地址相互對照，避免放入信封時發生差誤；二是發信后便于準確歸檔和以后查找。對收信人而言，便利也有二：一是收信人讀信時，如發現信封名稱地址與封內名稱地址不符，可以知道是放入信封時發生錯誤，將信返回；二是收信后如信封與信函分離，原信仍能保持完整，便于查閱。

（4）Attention Line

如需注明對方經辦人，希望收信商號將信迅速交經辦人辦理，可以在封內地址下面加Attention 或Attention of。

例1 Richard Thomas & Bald wins Ltd.,

151 Gower Street

London, SC7 6DY,England

Attention Mr. Cave

or Attention of Purchasing Manager

（5）The Salutation

這是寫信人對受信人的一種稱呼，其位置是在封內地址的下面空兩行，目前外貿書信中一般通用的稱呼語有：

Dear sir , Dear Madam, Dear sirs, Dear Mesdames, Gentlemen(不能用單數),Dear Mr. xxx

稱呼后面的標點，一般使用逗號或分號，美加來信中Gentlemen后用冒號：

事由寫在稱呼語下面兩行，一般是在信箋中間位置，事由要簡單扼要，說明商品名稱，數量，信用證或合同號等即可。

（6）Body of the Letter

這是書信的主體，表達發信人的意見。在信的開頭有開頭語(Opening Sentences),自成一節，在習慣上是用客套語先將收到對方的來信的日期、編號或查號、主題及簡單內容加以綜合敘述，使對方一目了然這封信是答復哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用開頭語作必要的自我介紹。

在信的結尾一般有結尾語(The closing Sentences), 一般用來總結本文所談的事項，提示對受信人的要求，如希望來函或電報訂貨、答復詢問或作必要的聲明等。另起一段。如

We hope to receive your early reply.

（7）Complimentary Close

結束語是一種客套用語它應與前面的稱呼相呼應，后面加逗號。如：

Dear Sir(s), Yours faithfully, or Faithfully yours,

Gentlemen: Truly yours, or yours truly,

Dear Mr. xxx, Yours sincerely or Sincerely yours,

（8）The Signature

結束語的下面，應將行號的名稱用大寫打出，必須由負責人簽名，簽名的下面為使對方了解簽名人的姓名、職位，可以打字注明。

外國函件都必須由負責人親筆簽名，用橡皮戳說明該信并非本人親自過目，只是通函，不為人重視。

（9）Enclosure

如信中有附件時，應在簽名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件應注明2 Encls or 3 Encls,或詳細列明如下：

Encls.: 2 Invoices

Enc.: 1 B/L

1 Photo

1 Certificate

（10）The Carbon Copy Notation

如果函件要抄送其他有關單位，同時使對方也知道已抄送其他單位，可在信件最后的左下角注明“CC to xxx” or “CC xxx”

（11)Postscript

信寫完后，如果想起還有要緊的要說，可以在信末加P.S. 引出補敘的話，然后由發信人簽署，本人簡筆簽名(本人姓名的第一個字母)。

2)Dissimilarities in Letter Writing

英美書信的不同寫法

(1)稱呼用法:英式一般用Dear Sirs,后用逗號。美式則用Gentlemen:后用冒號。

(2)結尾語的用法:英式和美式的習慣各不相同,在美式中Sincerely yours,只限用于商業書信。英式則不然,商業書信或親友間來往書信中都可用。

(3)日期的寫法:

（1）按日月年排列。如 12th October, 2001或 12 October 2001（英國英語）

（2）按月日年排列 （美國英語）

此時要注意:月份和日期之間不要用標點點開,年份之前,必須用逗號點開。如：January24, 2004

寫日期要注意下列各點:

①年份應完全寫出,不能用(00)來代表(2000)。

②月份要寫英文名稱,不能用數字來代替。忌諱：

如12/10/19 is a bad taste, and it may easily cause confusion because in Britain this date would mean 12th October19…, but in the United States and some other countries it would mean 10th December19….

③月份名稱可用縮寫,如Aug.代替August; Oct.代替October;但May,June,July本身很短,不再減縮了。

3)英式/美式信封寫法的不同點：收信人的姓名、地址,英式多用縮行式,美式則用平頭式。另外,發信人的姓名、地址,英式寫在左下角,美式寫在左上角。航空信的空郵字樣“AIRMAIL”“VIA AIR MAIL,”“BY AIR MAIL,”英式寫在信封的左上角,美式則寫在貼郵票的下方。

4) 常見問題:

(1)在公司名稱的前面加c/o(care of),意思是由其轉交,說明本信是一封私人信要由本人拆封,總收發不要拆。有時候外國商人來我國訪問未到達以前,無一定信址,信件常由邀請公司轉交,千萬不要誤拆,以免誤會。

(2) 如果函件要抄送其他有關單位,同時使對方也知道已抄送其他單位可在信件最后的左下角注明“CC to xxx”或“CC xxx”。CC是carbon copy二字的縮寫。

5)The principles of addressing envelopes:

accuracy 正確

clearness 清晰

appearance 美觀

具體注意事項如下：

收信人的姓名地址應寫在信封的下半部偏右的位置上。

發信人的名稱地址通常印刷在信封的左上角。

信封的右上角為粘貼郵票的位置。

信封的左下角可留作附注。如“航空”（Par Avion / By Air），“掛號” （Registered），“機密”（confidential）等。

A C/O B，即由B轉交A。