辦理客戶業務前的準備工作
營業助理復查上次該客戶當面所交代或來電來函所應辦工作是否已完成,如未完成應速辦妥。
(一)營業助理對客戶所寄來擬在仿制的原樣品,如需準備報價、樣品、印盒、紙套、標紙、標頭、陳列箱、說明書等資料,應即準備齊全,如有問題不能解決,應即向主管經理請示如何處理。
(二)營業助理須將客戶所欲購的項目,應準備最新報價,以滿足客戶再訂購的需要。
(三)營業助理應客戶所需,代訂飯店房間、并于前一天應再與飯店聯絡,不可有誤。
(四)營業助理須通知裝押助理,最遲于于客戶來前一日辦妥OOL。
(五)如需采購部有關科長配合準備工作者,營業助理應協調妥善對大客戶來應預到公司日期。
□客戶接待工作
(一)如需到機場迎接,營業部助理應向總務科安排接機事宜,并應于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯絡班機確定到達時間。必須提前5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。
(二)如客戶需赴工廠察看,營業助理應事先與工廠聯絡,安排行程。
(三)如客戶需要游覽名勝古跡,營業助理應事先安排觀光行程。
□客戶來訪接待
(一)赴機場或飯店接客戶前,營業助理應將有關資料、檔案、樣品等置于業務洽談室。
(二)如客戶需要飲料、食品等,營業助理應通知樣品室準備。
(三)如需采購部有關科長備詢時,營業助理應事先通知待命。
□客戶接洽業務
(一)營業部經理及助理陪客戶挑選樣品。
(二)經客戶挑選的有興趣產品,營業助理應即記錄詳細資料及產品編號、規格、包裝明細、材數,最近工廠價格。如有必要,得與有關科長協調報價。如客戶是以C&F或CIF條件采購者,應即計算所擬報單位數量的運費,如該產品客戶以前曾購買者,則應記錄前次廠價與賣價。
(三)與客戶洽談中,對報價及客戶所特有要求的規格、形態、大孝尺寸、厚度、結構材料、顏色、包裝、品質、訂購數量等，營業助理均應詳細列入記錄,必要時畫上該產品草圖。
(四)如客戶當日未能決定采購者,須待次日繼續洽談時,營業助理應將所挑選出來的樣品,留條囑咐樣品室暫保留于業務治談室架子內。以免下次洽談時重復挑眩(保留期限不得超過一星期)。
(五)如客戶不予洽談或已洽商完畢的樣品,營業助理應囑咐樣品室歸還原處。
(六)客戶如有任何詢問應即查核答復,如不能即時答復,亦應向客戶說明原因并告以何時答復。
(七)與客戶洽談中,對客戶所交代的工作應于下次洽談前完成。
□整理報價單
(一)應客戶需要,將洽談中感興趣的產品,營業助理與采購部有關科長協調整理報價單,經主管理經理核閱后打出交給客戶。
(二)客戶訂購產品,營業助理應于客戶離公司的當日或限內將報價單單項總價及全部總價底稿整理妥當,呈主管經理閱后,掃報價單所規定份數增加二份。如是C&F或CIF時,報價單上的材數不予打出。
(三)營業助理,應即核對報價單是否與底稿相符,如有錯誤即自行修改確實無誤,然后抽出一份報價單請示經理后,開國內訂單,連同國內訂單裝運聯一并交裝押助理。
(四)所有寄國外信件,報價單若其他一切文件須由營業助理核對,并在寄出份上經理簽名處旁簽名和簽注日期,送交主管經理發出,但報關文件由營業助理于結并前自行核對單價數量，必須在當日內完成。
□開國內訂單
營業助理應時常查核自存的報價單,并盡速請主管經理會同有關采購科長發出國內訂單,并在存檔報價單及資料卡或PRICE LIST上注明承制工廠、廠價、國內訂單號碼及日期。
(一)訂單上嘜頭可采用下列方式:
1.刻章。
2.打字。
3.由營業助理書寫清楚。
(二)如國內訂單上數量、價格、包裝、規格、嘜頭有變更時,即發出"訂單更改通知",并與原國內訂單留底聯裝訂一起。
(三)如是將國內訂單改開另一工廠,則應于國內訂單留底聯、驗貨聯、裝運聯上注明,"本訂單是原訂單號重開,原訂單作廢"并于存檔報價單聯及資料卡或PRICE LIST上更改國內訂單號碼、日期、承制廠名稱價格,但在工廠聯及簽回聯上絕對不可注明該訂單是重開,并即將裝運聯直接交裝運押助理。
(四)原國內訂單如是改開別家工廠時,須用特別編號,舉例如下:
KR-1021 (此為改開訂單號碼)
K-1021 (此為原訂單號碼)
(五)需動退的貨,外箱上要打記號,應于訂單上特別注明,告知工廠。
(六)如是紡織品的訂單,亦應于訂單上注明需辦GUOTA才可出口。
(七)印制樣品請款時,務必附上樣品才可付款。
(八)訂單一個ITEM在￥5,000以上,科長在時一定要讓科長簽字,才能寄出,如科長不在而急于需寄出的訂單由營業部自行決定。此訂單進否要由科長簽字才寄出,但如未經科長簽字的訂單,采購科長應協助出貨,而催貨則由營業部負責。
(九)凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切的責任由營業助理負責,但裝押助理協助催貨。
□開妥國內訂單
(一)國內訂單開妥后,須校對與報價單上所列的包裝、數量是否相符。
(二)開妥國內訂單送主管經理核閱簽名后:
1.留底聯存查。
2.工廠聯及簽回聯及驗貨聯交管制中心。
3.裝運聯連同報價單一份交裝押助理保存出貨用。
4.簽回聯逾10天工廠未自動簽回時,由管制中心過濾,如該訂單單項金額超過美金2000元或人民幣8萬元以上者,通知有關副(助)理或外務員負責簽回,(如金額未超過以上金額者不必硬性簽回),如超過美金5,000元者,務必由各有關科長簽回。
5.管制中心收到簽回聯時,核對單價、數量后,如簽回聯上有更改部分,應由管制中心通知各承辦助理，再交行政助理處理后轉交各有關人員更改樣品室價格。

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