外貿函電寫作電子郵件早已成為人們聯系新客戶的最常見、最方便、最簡單，最節省，事實上也是最有效的方式；首次寫外貿函電的基本原則主要5點。

1，外貿函電的時效性；
       時效性指你聯系客戶的時間問題，越早聯系外商，則外商回復的概率越大。更進一步的說，不管你寫的郵件如何的好，你的報價如何的有競爭力，如你聯系外商的時間太遲，則也許你一切的努力最終都會沒用，所以，一定要盡量在第一時間聯系外商，這是寫外貿函電的首要原則；

2，外貿函電的簡潔性；
       簡潔性是指你寫給外商的郵件長短，千萬不要以為你寫的郵件越長，外商就更會回復你，恰恰相反，你寫的郵件必須要簡潔，切勿廢話連篇，特別是忌諱太長的自我介紹而遲遲不進入主題內容，那么，什么才是外商最關心的主題內容呢？除了外商在詢盤中列明的要求外，我們認為，產品的規格和你的報價就是所有外商最關心的內容；

3，外貿函電的針對性；
       針對性是指你寫給外商的郵件內容應盡量針對外商詢盤的內容來寫，泛泛的聯系郵件并不容易得到外商的回復，而如果你的郵件內容并沒有回答外商在詢盤已提出的全部要求，則情況也不可能太妙，如外商明確說明只歡迎manufacturer聯系，而你的郵件內容卻明白讓外商知道你只是個貿易商，你想外商會回你嗎？所以，你在寫郵件前，請一定要多多、仔細研究外商的詢盤內容，而在寫外貿函電時或發送前，你更要多看看，你的郵件內容完全達到了外商的要求了嗎？來源:報關員培訓網

4，外貿函電的準確性；
       準確性是指你寫給外商的郵件內容必須準確，如外商在詢盤中要求你報CIF價格，則你千萬不要偷懶只報過去一個FOB或C+F價格；客戶明明白白說要的是A規格的產品，你卻報過去一個B規格的產品，這顯然得不到外商的回復。

5，外貿函電的靈活性；
       靈活性是指你要按照具體情況來調整你的郵件內容，對不同的情況、不同的詢盤、不同的外商、甚至不同國別的外商，你的外貿函電內容自然應該靈活處理，而不必千篇一律，如，如外商的詢盤內容具體而很實在，則你的郵件也須具體而很實在，報價也應報實價，相反，如有些外商的詢盤本來就很虛，而你只是想碰碰機會，則先泛泛聯系一下也無妨。