學校里商務函電中講過的"7C"原則, Courtesy 禮貌, Consideration 體諒,Completeness 完整,Clarity 清楚,Conciseness 簡潔, Concreteness 具體, Correctness 正確, 在這里我就不多提了.

1.及時有效的回復郵件。
及時是回復郵件要很準時，一看到郵件，如果能直接判斷并針對詢盤給予答復的話，那可以回復。但是，不管怎么樣，我建議，看到郵件，哪怕是當時處理不了, 也要先做一個簡單的回復，告知對方郵件已經收到。這是對客戶最起碼的尊重和重視, 我認為. 然后對該公司進行分析。包括從他們的網站,公司名稱以及他留的電話號碼、地址等等去進行一個詳細的分析這個客戶。

2. 除了客戶需要的信息之外，我們要比客戶的期望多一點點，我們可以適當的多一點點相關的產品信息，但是客戶沒有問及的東西, 最好適時而定, 就比如涉及產品的專利, 反傾銷方面的敏感問題, 如果不是客戶問起, 千萬不要去提及, 否則就有"此地無銀三百兩"之嫌。但是也不能逼的太緊, 這跟我們談戀愛也是一樣的. 一開始，你就說，你大概什么時候給我們下多少訂單呀？這跟你剛追一個女孩子，一開始就說，我們什么時候結婚呀沒有什么區別。

3. 盡量不要用公用郵箱. 為什么, 我給你舉個例子, 用一個yahoo或者hotmail的免費郵箱，就好比用一部投幣式的公用電話作為你公司的業務電話，就等于對客人說：“我們公司不太正規，沒有電話，如果你打我們電話，我們會盡量跑出去辦公室附近的投幣公用電話去接！” 不適用公用郵箱的另外一個理由就是安全性。客人的郵件中經常會有意無意地夾帶些商業機密，這當中可能包含信用卡信息、銀行賬戶信息以及絕密的公司信息。如果這些信息被發給一個專有的企業郵箱, 則經由客人的電腦到他們的網絡服務提供商，再到你公司的網絡服務提供商，最后到達你的電腦，信息被人竊取的可能性就被降低了。

4. 郵件中不要出現彩色字和藝術字，這是幼稚和不專業的表現，通篇用一個字體, 字號和黑色。

5. 不要全用大寫的字母寫郵件，這讓人感覺你在大叫或者在吼，還很粗暴. 除非是為了提醒客戶, 將某個關鍵詞大寫, 這是可以的.

6. 在客戶的節日里適時送上你的祝福。在網上下載一些電子賀卡，給自己的客戶發一發，這樣可以拉近客戶之間的距離。

7. 郵件里不要用Pls, Rds等縮寫詞. 客人不喜歡和懶人做生意。他們會想：出口商居然懶到用 B.Rgds 代替 Best Regards, 那么他們肯定也會懶得去做一個好產品。

8.細節決定成敗。發郵件之前認真仔細的核對每一封郵件郵件。如果能做到沒有一個語法、單詞、甚至標點符號錯誤的話，那就最好不過了。

大致就是這些, 希望對大家有所幫助.