所以要再談外貿信函的回復技巧，是因為外貿函電對于外貿工作實在太重要了。關于這點，我不想在這里啰嗦了。信函的回復之前一直強調外貿英語詞匯、句子等的重要性，因為，這是基礎，任何基礎性的東西都是最總要的東西。

    今天要談的是外貿信函回復的內容針對性，通俗點說就是要做到有問必答。可能有些做外貿的朋友之前都沒考慮過這個問題，每次回復郵件都是憑著自己對客戶來信內容的記憶或者理解來寫，如果你現在正犯這樣的錯誤，那么你應該改改了。

一、稱呼 

    1、不管是客人首次給發郵件或詢盤還是后續的，客戶稱呼你“Dear A”，你的回復也當對應為“Dear B”。若你回復客戶“Hi A”，就會讓人感到發“頓”。以此類推，如客人郵件“Hi A”，你的回復也當對應為“Hi B”。其他，同理。

     2、客戶郵件稱呼你“Dear Mr. 名+姓”，你回復客戶也當是“Dear Mr. 名+姓”。若你回復客戶“Dear Mr. 姓”或“Dear 名”，就不規范（規范性就是對應性）；若你回復“Dear Mr. 名”，那就是錯的，因為無此表達（我知道有不少朋友對此無意識）。


二、有問必答

     1、客戶詢盤中，明確要求你報盤，明確要求你提供產品參數、參考圖片、價格、相關條款、等。你的回復，應當是全部都提供；不能提供也沒關系，但你當說一聲，為什么不能提供及什么時候可提供。

    普遍的是，只報價，即使有產品參數也不全面，更不用說不附參考圖片或相關條款了。要知道，對大多數行業而言，一個特定的價格，是必須要對應特定形式的產品（參考圖片），以及特定規格的產品（產品參數），以及報價基于的交易條件、付款條件等（相關條款），而且可能還包括安規等認證了。你少了哪樣，能說的過去？讓客戶去猜？我告訴你，對大多數客戶而言，客戶不會猜，也不會再重復問你，你沒有做到有問必答了，只會因你的“不專業”而不理你了。

     客戶對于貨源有更多、更好的選擇，來源于比你更加專業的同行。現在不是“價格為王”的時代，價格重要，質量重要，服務也重要。你丟三落四，客戶有理由相信你不會在你們公司內部時傳達定單信息時也丟三落四？就不要說你的丟三落四是不尊重客戶了。

    2、客戶郵件中，提了五點要你回答的問題。你回答了其中三點。客人楞了，且不管你這三點回答的質量，為什么另外兩點不回復，也不交代為什么不能回復，更不交代何時能回復。若你是客人，請問：你又作何感想？

    3、與上類似，客戶郵件中，有三點需要你確認的事項，你確認了其中兩點而不言其他。如果是緊急確認，后果可能很嚴重。

    4、客戶熱情地說了一大堆，他是如何喜歡你們的城市的風景（如杭州西湖）的，你回復時總該禮貌性說一句“是啊！西湖好美啊！”吧。你如果只字不提，那客人不是“熱臉貼了你的冷屁股”了嗎？與這一點具有相似意味的是，客戶郵件一開始就是“How are you doing?”或“It was great meeting you at your booth on the 100th Canton Fair”，你回復的郵件中卻找不到與此所對應的字句。


三、問題回答的順序

      1、任何條目性的問題點或確認點，你要回復或確認，順序上也最好與客戶的問題點或確認點相對應。人與人是有區別的，更不要說中西文化差異了，那么客人的思維模式了。

     客人在列出問題點或確認點時，是有一套他認為合理或自然的邏輯或習慣性順序的，你亂先回答 3、再回答1、再回答5...客人會不習慣或覺得不符合他的邏輯。有人說了，這有什么，反正問題都回答了。咳！這就是問題的根源！報關員考試報名

    2、與上類似的道理，客戶寫郵件整體的順序，也有其自有的邏輯或習慣性順序的，客戶一開始寒暄問候，接著做自我介紹和公司介紹，然后是要報盤，然后是問你幾個問題，最后是說表明哪天要來中國。你的回復，也應是基本按照客戶郵件中體現的邏輯或習慣性順序去回復，這樣才是對應。

    如果您需要改正以上所犯錯誤的習慣，對每封重要郵件，建議回復每封客戶郵件之前最好針對客戶的一一起草作答，然后檢查一遍。做任何事都需要細心，認真的態度，外貿也不例外。什么是認真，這就是認真：確保沒有錯誤單詞，確保回答了客戶所有的問題。