第 1 招 妥善安排會面的約定 —I'd like to make an appointment with Mr. Lee.

當你計劃到海外出差，順道拜訪客戶時，必須先以書信通知對方。出國以前再以 Telex 或電話向對方確認訪問的日期和目的。如果是臨時決定的拜訪，也要通過對方的秘書安排， 告訴她："I'd like to make an appointment with Mr.Lee."（我想和李先生約見一次。 ）讓對方對 你的造訪有所準備，才會有心情和你洽談。 向溝通對手表示善意與歡迎

第 2 招 向溝通對手表示善意與歡迎 --I will arrange everything.

如果溝通是由你發起，提供對手一切的方便，能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進 行。尤其是當你的溝通對手是遠道而來的，你熱心地告知他： will arrange everything." (我 “I 會安排一切。 ）不但表現出你的誠意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專心與你 進行溝通。

第 3 招 溝通進行中應避免干擾 —No interruptions during the meeting!

如果溝通的地點是在你的公司，那么請叮嚀你的部屬，勿在溝通過程中做不必要的干擾。 因為過份的干擾會影響溝通的意愿和熱忱。

第 4 招 遵守禮儀 --Behave yourself!

溝通時，仍然要遵守一般奉行的禮儀和保持良好的儀態，這樣可以增加人們對你的好感， 提高你的溝通效率。此外，坐姿不良，在對手講話時左顧右盼，都足以使人對體產生不良的 印象，而減低與你洽談的興致。

 第 5 招 適時承認自己的過失 --It's my fault.

如果你明顯地犯了錯，并且對別人造成或大或小的傷害，一句充滿歉意的 “I'm sorry. It's my fault."（對不起，是我的錯。 ）通常能夠獲得對方的原諒。就算他實在很 懊惱，至少也能稍微緩和一下情緒。做無謂的辯解，只能火上加油，擴大事端。